Un inventario software de gestión ayuda a las empresas a supervisar sus existencias en sus tiendas e instalaciones de almacenamiento, ¿qué más puede hacer?
ÍNDICE
1. Generación de la etiqueta de artículo
2. Introducción del artículo
3. Inventario software
4. Ingreso del stock
5. Recepción del stock
5.1. Reorden automatizada
6. Consejos de integración
6.1. E-commerce
6.2. Grandes empresas
6.3. Pymes
Este tipo de software de gestión elimina la doble entrada de datos en hojas de cálculo y programas de contabilidad. Agiliza el seguimiento de la ubicación de los productos y materias primas. Y, además, permite implementar un plan de gestión de pedidos para que nunca haya demasiado o muy poco de un artículo en particular. También, ofrece informes detallados para que pueda revisar y analizar periódicamente el inventario de la empresa, aunque se encuentre en varias ubicaciones.
Sin embargo, aprovechar el potencial de estas herramientas, que pueden funcionar como componentes en sistemas ERP, requiere de especialización y procesos estandarizados. El software de gestión de inventario debe complementar un proceso manual completo. Por tanto, el personal debe estar debidamente capacitado, por ejemplo, sobre cómo escanear etiquetas para que el sistema esté actualizado.
1. Generación de la etiqueta de artículo
A partir de los datos de los artículos almacenados en la base de datos, es posible generar una etiqueta individual para cada artículo. Con respecto a la información que puede incluirse en la etiqueta, además del código del objeto y el código de barras, se puede añadir, por ejemplo, una breve descripción que facilite la identificación. Las etiquetas pueden imprimirse en el puesto de control para maximizar la eficiencia del proceso.
Algunos programas de inventario permiten la lectura de etiquetas RFID, que rastrean automáticamente el movimiento de artículos a través de un almacén sin necesidad de escanearlos.
2. Introducción del artículo
Para poder representar el stock físico, primero hay que introducir en el sistema todos los artículos con los que se trabaja en el almacén. Al margen de ciertos campos con valor logístico, se deben indicar las características generales y específicas de cada tipo de mercadería o materia prima. El peso, el fabricante o proveedor, el número de unidades de cada caja son datos especialmente relevantes.
Una vez se dispone de la ficha correspondiente en el sistema de cada artículo, se puede:
3. Inventario software
La integración de punto de venta (TPV) con el programa de inventario incrementa la trazabilidad de cada artículo. Así, se puede realizar un seguimiento de las transacciones en tiendas físicas y en plataformas de comercio electrónico. Cada vez que se escanea la etiqueta de un producto en una caja registradora o se retira en un carrito en línea, la cantidad del pedido se deduce automáticamente del inventario total. Esta característica es especialmente importante para las empresas con múltiples canales de venta, donde las transacciones podrían pasarse por alto fácilmente y sesgar la información del inventario.
4. Ingreso del stock
Muchos minoristas tienen diferentes variantes del mismo tipo de producto como, por ejemplo, camisetas en varios tamaños y colores. El software incluye un catálogo que distingue los productos por tamaño, color y otras características. También rastrea el número de variantes que hay en el stock.
5. Recepción del stock
Al almacenar la mercancía en una tienda minorista, resulta crucial saber cuántas unidades de cada artículo hay disponibles y dónde están situadas físicamente. En este sentido, el escaneo de códigos de barras permite llevar el inventario de forma rápida y sencilla. El personal escanea los artículos a medida que llegan y cuando se almacenan, de manera que se transmiten datos al sistema. Cuando se vende un artículo, pueden buscar rápidamente dónde está almacenado y escanearlo.
Cada escaneo actualiza automáticamente el inventario. Algunas funciones de códigos de barras se pueden realizar con un simple lector QR en un teléfono inteligente, lo que reduce el hardware necesario.
5.1. Reorden automática
También, es posible determinar la cantidad mínima de la que se necesita disponer de un artículo concreto. Cuando el inventario está por debajo de esa cantidad, el software lo reordena automáticamente. De esta manera, evita quedarse sin stock o disponer en exceso, teniendo en cuenta el tiempo de entrega de los productos que se pedirán a los proveedores.
Por otro lado, el pronóstico analiza los datos históricos de ventas para predecir cómo serán las necesidades de abastecimiento. Además, se analizan los datos para determinar los puntos de reorden óptimos, y se proporcionan recomendaciones de pedido.
6. Consejos de integración
Las posibilidades de integración e implementación en diferentes tipos de empresa definen la flexibilidad de un inventario software. Vamos a ver algunas características interesantes según el tipo de implementación.
6.1. Integraciones de comercio electrónico
Algunas empresas confían en el comercio electrónico para complementar las ventas físicas, mientras que otras solo venden en línea. Sea como sea, contar con un software de inventario capaz de integrarse con múltiples canales e-commerce, incluidas plataformas como Amazon o Shopify, es muy recomendable.
6.2. Grandes empresas
Las empresas más grandes y consolidadas deben disponer de una plataforma de planificación de recursos empresariales ERP que incluya un componente de gestión de inventario. Estas plataformas cuentan con varios sistemas clave combinados en uno y comparten datos entre ámbitos de responsabilidad. Una integración con finanzas, por ejemplo, hace posible dar de baja contable un artículo que ha salido del stock, lo que incrementa la eficiencia del proceso.
6.3. Pymes
Las empresas más pequeñas que no desean disponer de una plataforma completa de negocio se suelen decantar por sistemas con API abiertas que se puedan usar para integrarse con un software de terceros. Otra posibilidad es optar por las integraciones preconstruidas para diferentes programas de terceros.
Para terminar, recordamos que un inventario software debería adaptarse al crecimiento de la empresa. Es interesante, sobre todo, para las empresas que empiezan o que tienen planificado crecer a corto o medio plazo. Por ejemplo, si se abre una segunda tienda o se alquila otro almacén, es conveniente que dichas extensiones de negocio puedan darse de alta en el programa sin mayores complicaciones.