Digitalizar la empresa no es una opción, en especial si buscamos ganar eficiencia en innumerables procesos.
ÍNDICE
1. Tesorería: transformación digital.
2. Herramientas de automatización.
3. Ventajas de digitalizar y automatizar la gestión de tesorería.
3.1. Aumento de la eficiencia.
3.2. Disminución de los errores.
3.3. Mayor visibilidad y control.
3.4. Gestión de riesgos eficaz.
3.5. Cumplimiento normativo garantizado.
4. La importancia de la conectividad en tesorería.
Digitalizar la empresa es un objetivo para el cual no hay un camino único. Cada organización cuenta con unas características específicas a las que se debe prestar atención. Esto determinará los procesos a los que afectarán y las soluciones idóneas en cada caso. Así, alcanzaremos paso a paso la meta que perseguimos.
1. Tesorería: transformación digital
La gestión de la tesorería se debe digitalizar si pretendemos ganar en eficiencia y agilidad. Se trata de integrar diferentes tecnologías, como programas informáticos, para mejorar los procesos. La mayoría quedan automatizados, lo que nos permite redirigir personal a otras tareas que sean más valiosas. De este modo, reducimos el riesgo de que se cometan errores humanos.
La digitalización abarca una amplia variedad de tareas que van más allá de la automatización. Una de ellas es la integración de las soluciones tecnológicas que estamos utilizando. Es una forma de aumentar tanto su efectividad como su eficiencia, ya que dejan de actuar por separado. Al estar conectadas, la transmisión de la información se simplifica y se lleva a cabo de manera instantánea.
2. Herramientas de automatización
Las herramientas de automatización son muy variadas y se especializan en tareas concretas. Aunque un mismo programa informático puede incluir muchas de ellas, también es posible adquirirlas por separado. Otra alternativa es seleccionar los módulos que nos interesen, si la solución está diseñada con esta arquitectura.
De entre todas las herramientas disponibles, las siguientes son las más interesantes:
- Sistemas de gestión de la tesorería. Son plataformas especializadas en las diferentes áreas de esta actividad. Ofrecen funcionalidades como, por ejemplo, el control de pagos y cobros, la previsión de flujos de caja o generación de informes. Gracias a ellos, centralizamos todas las tareas en un solo programa.
- Plataformas de comercio electrónico y pago en línea. Contribuyen a mantener una buena gestión de los negocios llevados a cabo en Internet. Facilitan el abordaje de transacciones o el trato con los proveedores en el menor tiempo posible. Además, proporcionan alternativas de automatización, que son de gran ayuda para efectuar pagos recurrentes o para monitorizarlos.
- Herramientas de análisis y generación de informes. Su utilidad radica en su capacidad para procesar los datos generados por la tesorería tras haberlos recopilado. Esto último se acomete en tiempo real y sin necesidad de intervención humana, ya que esta se encarga de revisar la información final. Sin duda, permiten tomar mejores decisiones.
3. Ventajas de digitalizar y automatizar la gestión de tesorería
La digitalización trae mejoras que consiguen una mejor operativa para la organización. No solo se potencia el control de la liquidez de una empresa, sino que se gana en otros aspectos. Todo ello de la mano de la automatización, de la rapidez y de las capacidades de que nos provee la tecnología.
3.1. Aumento de la eficiencia
La principal ventaja es la mejoría en la eficiencia en los procesos relacionados con la tesorería. Es la consecuencia directa de reducir la dependencia de tareas manuales y repetitivas. Esto conlleva un ahorro en tiempo y recursos que destinar a otras actividades. A su vez, logramos que las transacciones financieras se hagan a mayor velocidad, precisión y sin intervención humana, al menos en las de poca relevancia.
3.2. Disminución de los errores
Al rebajar la participación de las personas en los procesos, el riesgo de error humano también disminuye. Ya no es necesaria la intervención manual en actividades como la conciliación bancaria o generación de informes. En tales tareas, una equivocación al introducir un número puede resultar catastrófico. Sin embargo, al efectuarse de manera automática, aumenta la calidad de los resultados.
3.3. Mayor visibilidad y control
Las posibilidades de monitorización del estado de la tesorería se amplían considerablemente. Tenemos la posibilidad de implementar comprobaciones en tiempo real. Ya sea para revisar los saldos de efectivo o las últimas transacciones, la información está disponible en todo momento. Así, ganamos en transparencia y control, al tiempo que facilitamos la toma de decisiones.
3.4. Gestión de riesgos eficaz
Una vez más, la digitalización es la clave para la gestión de riesgos, en especial los financieros. Disponemos de un gran volumen de datos para analizar, algo que se realiza en muy poco tiempo. Tras un estudio exhaustivo, identificar posibles dificultades o efectuar previsiones se simplifica. Es otra forma más de potenciar la toma de decisiones estratégicas.
3.5. Cumplimiento normativo garantizado
La programación de las herramientas digitales se lleva a cabo prestando atención al marco legal vigente. De hecho, los proveedores efectúan actualizaciones ante cualquier cambio que se realice. Debido a esto, la empresa no infringe una norma por desconocimiento. Igualmente, contribuyen a agilizar los trámites o el pago de impuestos, lo que evita incumplir los plazos y la forma establecida por las administraciones.
4. La importancia de la conectividad en tesorería
La conectividad es un aspecto importante para la administración de la tesorería. Se trata de garantizar una comunicación fluida entre los diferentes sistemas que utilicemos. Asimismo, se incluyen las instituciones financieras o los socios comerciales. Por tanto, las ventajas de la automatización se extienden más allá de la gestión de la liquidez de una empresa o de los propios gastos.
Al garantizar la intercomunicación, los datos viajan sin ninguna barrera, lo que potencia la automatización. Esto lo apreciamos, por ejemplo, a la hora tramitar un pedido. Cuando el sistema detecta que un producto se agota en el inventario, lanza una señal de aviso. El programa del proveedor la capta y planifica el envío en la cantidad adecuada, que está prefijada. Así, no es necesario que haya seres humanos realizando el proceso, tan solo deben supervisarlo.
Todos los datos generados se podrán comprobar más adelante para extraer las conclusiones pertinentes. Si hubiera que mejorar algún aspecto, no habrá un gran retraso.
Cuando se consigue digitalizar la empresa, las mejorías son evidentes en todas las áreas. Una de las prioritarias tiene que ver con el control de tesorería, la cual se ve potenciada gracias a la automatización. Se logra un mayor dominio en lo que se hace, en cómo se lleva a cabo y en sus consecuencias para la organización.