¿Cuantas veces has ido a una reunión en la que sientes que no llegan a nada? Hoy te enseñaremos a cómo hacer reuniones productivas en pocos pasos, solo tienes que empezar a aplicarlo con tu equipo después de leerlo.
Lo primero que debes hacer antes de pautar una reunión es:
¿Qué quieres conseguir con la reunión?
El responsable o los responsables de la reunión deben notificar al equipo los puntos a tocar en la reunión, también es interesante que los demás miembros del equipo digan si quieren hablar de un tema en específico y tomarlo en consideración, esto lo que hace es que haya más participación.
En HolaSoft hacemos exactamente lo que acabamos de explicar con la diferencia que creamos una tarea en una plataforma digital y vamos apuntando los puntos a hablar en la reunión, así todos los miembros del equipo pueden ver, agregar y editar los puntos de la reunión.
Define lugar y hora de la reunión
Este punto es muy importante, siempre hay que definir donde será y la hora de la reunión aunque sea en la misma oficina, uno de los motivos es para organizarse con las tareas y no comprometerse durante ese día y hora.
Así que siempre define el lugar y la hora, en caso de cambio notifícalo con tiempo a tu equipo.
Cumplir los tiempos
Si se hace una reunión es para hablar de futuras tareas o de tareas ya asignadas, si es para futuras tareas para el equipo pon fecha límites para que siempre puedas cumplir con las fechas de entregas y tengas margen de corrección, si son tareas ya asignadas el día de la reunión se deberá ver y hablar sobre esta tarea, si llego el día de la reunión y las tareas no están listas deberían estudiar porque no se hicieron.
Establecer metas y reparto de trabajo
Cada reunión debe tener una meta establecida para así no distraerse y tratar de hacerla lo más corta y dinámica posible. Define el papel que desenvuelven cada persona tu equipo para así poder hacer un reparto de trabajo correcto.
Seguimiento
Este punto se trata de ver o preguntar sobre el estado de una tarea, es recomendable hacer un resumen antes de la reunión si ya está previsto el seguimiento de la misma.
Si mezclas todos estos puntos te garantizamos que tus reuniones serán más productivas. En HolaSoft lo aplicamos semanalmente antes y durante nuestras reuniones, al principio nos costó adaptarnos pero ahora no podemos dejar de aplicarlo en cada reunión.
