CRM o ERP: cómo elegir la alternativa más adecuada para nuestra empresa.
ÍNDICE
1. Automatización y digitalización en la empresa.
2. CRM.
3. ERP.
4. Gestión empresarial y de stocks.
5. Optimización del tiempo y los resultados.
El uso de un CRM o un ERP proporciona herramientas clave para la gestión empresarial. Los dos cuentan con funcionalidades que optimizan el manejo del negocio en diferentes áreas. Eso sí, es importante no confundir estos dos programas informáticos.
1. Automatización y digitalización en la empresa
La digitalización en la empresa es un proceso que lleva varios años desarrollándose. Va de la mano de la automatización de tareas repetitivas y que aportan poco valor. Esto permite derivar recursos, en especial humanos, hacia acciones mucho más valiosas. En cualquier caso, son dos sistemas que tienen como principal objetivo el aumento de la eficiencia y la productividad.
Para conseguirlo, se utilizan varias tecnologías que se engloban en un sistema de gestión empresarial. Este se divide en módulos especializados en áreas concretas del negocio, las cuales controla en casi todos sus aspectos. Por ejemplo, la creación de facturas y presupuestos o la administración de pedidos. Cada una de estas acciones se automatiza a través de un solo clic.
Estos sistemas utilizan la información generada por la empresa en cada tarea que gestionan. En este sentido, disponen de una base de datos centralizada en la que recogen y ordenan toda la información. Cuando se va a ejecutar alguna acción, los módulos involucrados cruzan aquellos datos que se necesiten. Así, las labores se llevan a cabo en cuestión de segundos.
2. CRM
Un CRM (customer relationship management) es un conjunto de herramientas diseñadas para mejorar la gestión de las relaciones con los clientes. Cuenta con una base de datos que almacena información relevante, como nombres, direcciones, números de teléfono o correos electrónicos. También incluye detalles sobre sus preferencias, compras y comportamientos.
Además, los CRM disponen de funcionalidades de seguimiento y análisis de clientes. Su utilidad radica en que ayudan a las empresas a entender mejor a sus consumidores, lo que permite dar un servicio personalizado. Unido a esto, el personal de ventas puede aprovechar varias de sus funciones, como recordatorios y rastreo de tareas, para optimizar su trabajo.
3. ERP
En cuanto a los ERP (enterprise resource planning), tienen como finalidad gestionar y optimizar procesos del negocio. Para cumplir con su cometido, poseen diferentes módulos especializados en áreas concretas:
- Finanzas
- Recursos humanos
- Inventario,
- Compras
- Ventas
- Producción.
Estas son solo algunos ejemplos, ya que los ERP se pueden adaptar a las necesidades de cada empresa. Respecto a la filosofía que hay detrás de estas herramientas, buscan proporcionar una visión integral del funcionamiento de cada negocio. Así, el impacto de estas soluciones informáticas es de un gran calado.
Es posible realizar un seguimiento en tiempo real de todas las operaciones, lo que facilita tomar decisiones informadas. Por descontado, un ERP mejora la eficiencia y la productividad en todos los departamentos. Asimismo, debido a las herramientas de análisis que integra, podemos estudiar a fondo los procesos de la empresa. Si existe una redundancia o un problema latente, se podrá atajar antes de que sea demasiado tarde.
4. Gestión empresarial y de stocks
Una parte de la gestión empresarial que resulta bastante compleja está relacionada con el control de los stocks, ya que mantener un adecuado equilibrio de las existencias es esencial en múltiples negocios. También lo es administrar la entrada y salida de la mercancía para garantizar la máxima eficiencia. De esto depende la satisfacción de los clientes, quienes siempre agradecerán una entrega rápida y puntual.
Al utilizar un sistema de gestión empresarial, podemos aumentar y perfeccionar el control de los inventarios, en especial cuando son de gran tamaño. En este caso, nos permite saber dónde se encuentran los diferentes productos, su cantidad, estado o en qué almacén están en un momento dado. Además, se simplifica la gestión de los propios proveedores para mantener un aprovisionamiento continuo.
La forma de introducir los datos se lleva a cabo de varias formas, como, por ejemplo, a través de lectores de códigos de barras. Así, se ahorra tiempo a los trabajadores y se reduce el riesgo de errores. Un ERP ayuda a crear inventarios nuevos con rapidez y utilizando las regulaciones que necesitemos. De este modo, adaptamos la gestión a las características del negocio.
Por descontado, la regulación de los niveles de inventario gana en precisión, sobre todo para hacer frente a picos de demanda. Estos momentos someten a la plantilla a un mayor estrés, que se reduce gracias al sistema de gestión. Al evitar que se acumulen demasiadas mercancías y gracias al análisis predictivo, podemos anticiparnos a los acontecimientos.
5. Optimización del tiempo y los resultados
Lo que consigue la digitalización en la empresa es optimizar el tiempo de trabajo y mejorar los resultados, pues ya no es necesario dedicar decenas de horas a acciones repetitivas, como gestionar facturas. El sistema se encarga de emitirlas y recibirlas de manera automatizada según los parámetros indicados. Cada una mostrará los datos adecuados, el logo de la compañía y, además, estará adaptada al cliente.
Y este es solo un ejemplo de las posibilidades que ofrecen programas informáticos como los ERP. Toda la optimización realizada se notará en los resultados, que irán mejorando mes a mes. Al fin y al cabo, la información recabada por el sistema se basa en el propio funcionamiento de la empresa, por lo que se convertirá en conocimiento con el que tomar decisiones estratégicas de gran calado.
Ya sea para solucionar un problema puntual o llevar a cabo una reestructuración, se cometerán menos errores. Así, la empresa gana en agilidad, pero también se vuelve más sólida y aumenta su competitividad. Todo gracias a una solución digital.
Contar con la ayuda de un CRM o un ERP potencia las tareas de la administración de una compañía tanto en la gestión del negocio como en la de los clientes. La plantilla obtiene un conjunto de herramientas clave para que su trabajo sea mucho más efectivo y provechoso.