¿Que es factura electrónica?

La factura electrónica cumple la misma función que la factura de papel. Recordemos que una factura es un documento que indica compra o venta de un bien o servicio.

Es importante saber que para enviar este tipo de facturas debemos tener el consentimiento del destinatario.

Normativa legal.

La factura de papel y la factura electrónica, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de Noviembre. En este reglamente se establecen las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas.

En él se regulan aspectos como:

• Obligación de expedir factura.
• Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
• Expedición por terceros.
• Contenido de la factura.
• Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
• Especificidades de la factura electrónica.
• Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
• Regímenes especiales.
• Conservación.

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

• La legibilidad de la factura.
• La autenticidad del origen de la factura.
• La integridad del contenido de la factura.

En el caso de la factura electrónica:

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

• Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
• Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas.

Facturas de formato estructurado: contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por sistemas informáticos de facturación.

Facturas de formato no estructurado: consiste en una imagen, lo que implica que el procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos requiere la intervención manual. Entre los casos de facturas de formato no estructurados encontramos a las facturas de papel escaneadas y los ficheros en PDF.

Beneficios de la factura electrónica.

• Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
• Reducir errores humanos.
• Eliminar costes de impresión y envío postal.
• Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
• Reducir el espacio necesario para su almacenamiento.
• Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente.
• Facilitar la lucha contra el fraude.
• Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales.

Para mayor información te recomendamos ir a la página web de factura electrónica del Gobierno de España.

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