La factura simplificada llegó hace algunos años para sustituir a los tiques tradicionales y es una gran solución para negocios de venta al por menor.
ÍNDICE
1. Factura simplificada: supuestos en los que se usa.
2. Ejemplo de factura simplificada.
2.1 Requisitos de una factura simplificada.
3. Gestionar las facturas simplificadas.
La factura simplificada es un documento legal que sirve como comprobante de una transacción. Sin embargo, no es posible hacer uso de ella en cualquier situación. En este artículo, vamos a explicar cuándo podemos emplearla y cuáles son sus requisitos. Además, mostramos un ejemplo para facilitar su comprensión.
1. Factura simplificada: supuestos en los que se usa
Estas facturas entraron en vigor en el año 2013 y son idénticas a las que se pueden encontrar en el resto de la Unión Europea. Son muchos los casos en los que podemos utilizarlas en las empresas. No obstante, existen algunos límites que ponen coto a los importes máximos que se pueden cobrar de esta forma.
Y es que, teniendo en cuenta el IVA, el total de la venta no debe superar, por norma general, los 400 euros. Si la cantidad se encuentra por encima de este umbral, es obligatorio hacer una factura ordinaria.
Sin embargo, hay algunas excepciones relacionadas con ciertos servicios de los que ya hemos hablado en otra de nuestras publicaciones. En esos casos, el importe con IVA incluido puede ascender a los 3.000 euros.
Por último, podremos utilizar las facturas simplificadas a modo de facturas rectificativas. Además, en esos casos, no importa la cantidad total que refleje el documento.
2. Ejemplo de factura simplificada
Vamos a mostrar un ejemplo de factura para que no haya dudas sobre estos tickets. Después, explicaremos por qué aparece toda la información que indicamos.
Acudimos a un supermercado a hacer la compra semanal y, al terminar, nos proporcionan un pequeño papel con la siguiente información:
- Supermercado S.L. CIF: B-37120000 C/Alta, 1, Madrid, CP 28001
- Número de ticket: 2023/01123
- Fecha de la operación: 14 de enero de 2023
- Productos vendidos:
- Arroz 1 kg -1,2 €
- Aceite 1 l – 5 €
- Leche 1 l – 0,80 €
- IVA:
- 4 % B.I. 5,80 € – 0,23 €
- 10 % B.I. 1,2 € – 0,12 €
- Importe total: 7,35 €
2.1. Requisitos de una factura simplificada
Al igual que sucede con las facturas ordinarias, los tiques se encuentran regulados por la Agencia Tributaria y todos ellos deben reunir ciertos datos obligatorios. A continuación, vamos a hacer un repaso de todos ellos:
- Número y, si es necesario, serie. Como es lógico, estos documentos siempre deben estar numerados. Es importante que se siga un número correlativo, al igual que ocurre con las facturas ordinarias, pero, sobre todo, que no haya dos tiques repetidos. La empresa emisora debe conservar el documento durante, como mínimo, 10 años.
- Fecha en la que se ha emitido el documento. De esta forma, es posible verificar cuándo se ha llevado a cabo la operación. Además, si la fecha de la transacción es diferente, ambas deben reflejarse en el texto. Eso sí, el límite máximo tras el que puede expedirse es de 6 meses tras la prestación del servicio o de la entrega del bien.
- Datos identificativos del emisor. Para que quede constancia de quién vende el producto o presta el servicio resulta indispensable que conste su número de identificación fiscal y la dirección de la empresa.
- Información sobre los bienes o los servicios que se han facturado. Al igual que ocurre con el resto de facturas, no es suficiente con anotar un importe, sino que también debe aparecer un nombre que especifique en qué consiste cada uno de ellos.
- Impuestos de la factura. En estos casos, cada anotación de la factura debe tener asociado un precio. Posteriormente, se tiene que especificar el tipo impositivo del IVA de la factura. En caso de que haya más de uno, todos deberán aparecer en el documento y, junto a ellos, la base imponible sobre la que se han calculado. A su vez, cuando el emisor se encuentre en el régimen de criterio de caja, esto también debe quedar reflejado en el tique.
- Importe total. Uno de los objetivos de estas facturas es mostrar la información de una forma sencilla. Por ello, es crucial que aparezca el precio total de la transacción una vez se han sumado todos los impuestos indirectos.
Cuando emitimos una factura rectificativa de una anterior, es conveniente dejar constancia de la referencia de la anterior, así como de los asientos que se han modificado.
Como vemos, estas facturas son muy similares a las tradicionales. La principal diferencia entre ellas es que en estas no aparecen los datos de las dos partes. Dicha característica tiene varias implicaciones, pero la más relevante es que no permite que el comprador pueda deducirse el IVA. Sin embargo, puesto que se emplea mayoritariamente para ventas a consumidores finales, no suele suponer un problema.
3. Gestionar las facturas simplificadas
Disponer de un software de contabilidad resulta muy útil para guardar y controlar todas estas facturas. Cuando se utilizan en las empresas, por lo general, su volumen es elevado. Esto motiva que llevar una contabilidad manual sea muy poco práctico. Sin embargo, resulta necesario que el programa que empleemos tenga capacidad para encargarse de este tipo de facturas.
De hecho, una de sus peculiaridades es que no se asocian a una cuenta concreta, dado que no hay datos sobre los compradores. Igualmente, es de gran importancia conservar los archivos intactos para extraer un duplicado en caso de necesitarlo. Como hemos explicado, esto debe estar garantizado durante un periodo de, al menos, 10 años en España.
Utilizar una factura simplificada agiliza el trámite de compra en los establecimientos comerciales y es posible utilizarla en la mayoría de las transacciones. No obstante, resulta conveniente que prestemos atención a los requisitos que hemos explicado en este artículo, ya que, de lo contrario, podríamos tener problemas legales. Además, contar con un programa que se encargue de su gestión nos ayudará a contabilizar adecuadamente cada una de las ventas.