ÍNDICE

1.  ¿Qué significa fichar en el trabajo y por qué es obligatorio?

2. Cómo ha evolucionado el registro de jornada laboral en España.

3. Métodos tradicionales vs soluciones modernas para fichar.

4. Ventajas de digitalizar el control horario.

5. ¿Qué dice la ley sobre el fichaje laboral?

6. Fichar en movilidad: la solución ideal para comerciales y empleados remotos.

7. Cómo HolaERP facilita el registro de jornada de forma flexible y escalable.

8. Qué debe tener un buen sistema de fichaje laboral digital.

9. Casos de uso: desde tablets en tienda hasta fichaje desde el móvil.

10. Fichar bien no es solo cumplir la ley, es optimizar tu negocio.

1. ¿Qué significa fichar en el trabajo y por qué es obligatorio?

Desde 2019, fichar en el trabajo es una obligación legal para todas las empresas en España, según lo establecido en el Real Decreto-ley 8/2019. Este registro de jornada no es solo una recomendación: es una herramienta para garantizar el cumplimiento de los derechos laborales y evitar abusos en cuanto a horas extra y jornada laboral.

Pero fichar no es solo una carga legal. Si se gestiona con inteligencia, también se convierte en una herramienta estratégica para la gestión del tiempo, la productividad y la eficiencia.

2. Cómo ha evolucionado el registro de jornada laboral en España

Antiguamente, el fichaje se limitaba a las fábricas y grandes empresas, con relojes de cartón, hojas de Excel o papeles firmados.

Hoy, el escenario ha cambiado radicalmente.

El crecimiento del trabajo remoto, las plantillas flexibles y los equipos móviles han hecho que el concepto de “pasar por la oficina” para fichar sea cada vez más obsoleto.

En nuestra experiencia desarrollando HolaERP, observamos que el modelo tradicional simplemente ya no se ajusta a la realidad actual de muchos sectores. Por eso, la clave está en la adaptabilidad del sistema a la naturaleza de cada empresa y cada equipo.

3. Métodos tradicionales vs soluciones modernas para fichar

Los métodos tradicionales de control horario incluyen hojas de papel, hojas de cálculo o incluso relojes de fichaje físicos. Estos métodos son propensos a errores, manipulaciones y pérdida de información.

Hoy en día, existen sistemas digitales que automatizan completamente el proceso, permitiendo desde el fichaje biométrico hasta apps móviles y plataformas integradas. Nosotros, por ejemplo, integramos el control de jornada dentro de nuestro ERP, como un módulo más del sistema general de gestión. Es decir, no es una herramienta externa ni un añadido improvisado: es parte del corazón del sistema.

Esto permite que las empresas puedan configurar el sistema según sus propias necesidades.

¿Tienes empleados remotos? ¿Tienes un equipo de ventas que vive en la carretera? ¿Tu negocio es una tienda física?

Puedes elegir cómo fichan, desde el móvil, una tablet compartida o directamente desde sus ordenadores.

4. Ventajas de digitalizar el control horario

1. Ahorro de tiempo: automatiza reportes, exportación a nóminas, alertas de fichajes olvidados.

2. Cumplimiento normativo: todo queda registrado con trazabilidad y listo para inspecciones.

3. Flexibilidad: se adapta a cada tipo de trabajador (presencial, remoto, híbrido).

4. Reducción de errores: sin necesidad de papel ni de cálculos manuales.

5. Accesibilidad multiplataforma: desde PC, móvil o tablet.

En nuestro caso, uno de los puntos más potentes es la opción de permitir el fichaje desde el móvil, especialmente pensado para trabajadores como comerciales de ventas, que no tienen una oficina fija y que pueden estar todo el día en la calle. Para ellos, tener que pasar por la oficina solo para fichar no tenía sentido.

5. ¿Qué dice la ley sobre el fichaje laboral?

La ley exige que:

• Se registre día a día la jornada de cada empleado.

• Se incluyan horas de entrada y salida.

• El registro se conserve al menos 4 años.

• Los datos estén disponibles para trabajadores, representantes y la Inspección de Trabajo.

Aunque la normativa no especifica un método concreto, el sistema debe garantizar fiabilidad, accesibilidad e inalterabilidad. Y en caso de sanciones, las multas pueden llegar hasta los 7.500 €.

6. Fichar en movilidad: la solución ideal para comerciales y empleados remotos

Uno de los grandes retos para muchas empresas es: ¿cómo hacen para fichar los empleados que no pisan una oficina? Es decir, repartidores, comerciales, técnicos de mantenimiento, etc.

Aquí es donde entra en juego la tecnología. En nuestra experiencia, el módulo de fichaje de HolaERP ha sido diseñado precisamente para estas situaciones. Basta con tener el móvil en la mano y una conexión básica a internet. La app permite fichar desde cualquier lugar, en cualquier momento, con usuario y contraseña.

Esto no solo evita desplazamientos innecesarios, sino que ofrece a la empresa un registro en tiempo real de las jornadas laborales, incluyendo geolocalización si así lo requiere.

7. Cómo HolaERP facilita el registro de jornada de forma flexible y escalable

Uno de los puntos más potentes de nuestra solución es que no es un software de fichaje aislado, sino que es parte de un ERP 360 completo y modular. Esto quiere decir que una empresa puede adquirir solo el módulo de fichaje, o integrarlo con otros como proyectos, CRM o facturación (entro otros muchos).

Esto permite una escalabilidad real. Empresas pequeñas pueden empezar con un módulo sencillo y, conforme crecen, añadir funcionalidades sin cambiar de sistema ni empezar de cero.

Y para aquellas empresas con una sede física (como tiendas, clínicas o fábricas), también ofrecemos la opción de instalar una tablet fija en un lugar visible. Cada empleado puede introducir su código personal y fichar en segundos. Sin necesidad de tarjetas, sin hardware costoso y con total trazabilidad.

8. Qué debe tener un buen sistema de fichaje laboral digital

A la hora de elegir una herramienta para registrar la jornada, hay que buscar:

• Simplicidad: para que cualquier empleado lo pueda usar sin formación.

• Multidispositivo: ordenador, móvil, tablet.

• Fiabilidad de datos: no editable por el empleado.

• Reportes y alertas automáticas: para RRHH o responsables.

• Adaptabilidad legal: que cumpla con las normativas y sea auditable.

Nuestro módulo de control horario cumple con todo esto. Pero, sobre todo, cumple con la lógica empresarial: registrar lo necesario sin complicar la operativa diaria.

9. Casos de uso: desde tablets en tienda hasta fichaje desde el móvil

Si por ejemplo, tienes un negocio de retail, puedes instalar una tablet en la entrada del local. Cada empleado, al llegar, introduce su clave y marca la entrada. Al salir, lo mismo. En segundos, todo queda registrado.

Otro caso: una empresa de transporte cuyos conductores fichan directamente desde el móvil apenas inician la jornada.

Y por supuesto, para los administrativos que trabajan desde casa, el fichaje es igual de sencillo desde su ordenador.

La versatilidad es absoluta.

10. Fichar bien no es solo cumplir la ley, es optimizar tu negocio

Fichar en el trabajo ya no es una opción, es una obligación. Pero no tiene por qué ser una carga. Con las herramientas adecuadas, el fichaje se convierte en una palanca de eficiencia, legalidad y mejora operativa.

Nuestro consejo es claro: integra el sistema de fichaje dentro de HolaERP.

Que tenga sentido para tu negocio, que crezca contigo, y que se adapte a tu realidad diaria.

Porque fichar bien es cumplir la ley. Pero fichar inteligentemente es hacer que tu empresa funcione mejor.