Un sistema ERP y CRM es de gran utilidad en el mundo empresarial y su integración ahorra una gran cantidad de trabajo y tiempo.
ÍNDICE
1. Sistema ERP y CRM: integración.
2. Cómo se integra un sistema ERP con un CRM.
3. Ventajas de la integración.
3.1. Mejora de la productividad.
3.2. Mayor precisión en los datos.
4. Optimización de la gestión empresarial.
5. Consultoría ERP y posibles dificultades de integración.
Contar con unos sistemas ERP y CRM en nuestra empresa puede resultar muy positivo. Sin embargo, es fundamental hacerlo de manera correcta para evitar la duplicación de tareas y otros problemas. En este artículo mostraremos cómo hacerlo y sus diferentes ventajas.
1. Sistema ERP y CRM: integración
Los sistemas ERP y CRM son muy similares, sin embargo, no llevan a cabo la misma función y son perfectamente compatibles. Eso sí, algunos de los trabajos más habituales pueden desarrollarse con ambos. Por ello, es crucial que se realice una integración que evite desperdiciar recursos y tiempo en hacer varias veces una misma tarea. Algo muy importante para lograrlo es que los dos programas sean compatibles.
A pesar de los parecidos, también existen algunas diferencias notables entre estas herramientas. Los programas CRM se centran en el aspecto comercial y en gestionar las relaciones entre la empresa y los clientes. Un sistema como HolaERP, por el contrario, tiene como objetivo unas tareas mucho más amplias, cuyo trabajo consiste en automatizar algunos procesos y gestionar el funcionamiento de más departamentos como la contabilidad o el almacén.
2. Cómo se integra un sistema ERP con un CRM
Existen varios niveles de integración. El más habitual consiste en sincronizar los diferentes datos entre ambos programas. También resulta la forma más sencilla de llevar a cabo el trabajo. Lo único que hace falta es exportar la información de uno de los programas e importarla en el otro.
Sin embargo, también podemos ejecutar comandos automáticos que se encarguen de esa tarea. Así, cada vez que se hace una venta en el programa CRM, de manera automática se transfiere al sistema ERP. Esto facilita mucho el trabajo y reduce el tiempo que se dedica a la integración de manera manual.
3. Ventajas de la integración
Son muchos los beneficios que aporta esta integración a cualquier empresa. A continuación, mostramos los más relevantes.
3.1. Mejora de la productividad
El objetivo final de contar con cualquier herramienta empresarial tiene que ver con obtener un mayor rendimiento con los recursos disponibles. Y esto es algo que se logra al integrar un ERP y un CRM. Las razones son varias, pero lo más importante es que se reduce de forma considerable el trabajo manual y se logra realizar los procesos de una forma ágil y dinámica. Además, el análisis de la información recogida por estos sistemas también repercute directamente en la toma de decisiones.
3.2. Mayor precisión en los datos
Examinar las tendencias de los diferentes parámetros que necesita una organización no es tarea fácil. No obstante, las aplicaciones informáticas juegan un papel cada vez más importante en esto. Y lo hacen para proporcionar una solución precisa y muy rápida. Disponer de todos los datos de los sistemas CRM y ERP en un solo lugar tiene un impacto muy relevante sobre esta tarea.
Para cualquier negocio, disponer de información fiable sobre su futuro es algo muy útil. Evidentemente, no se puede asegurar qué sucederá en el próximo ejercicio. Pero analizando las situaciones que se han dado en los anteriores sí podemos hacer una aproximación a los resultados que obtendremos. Calcular el flujo de caja, estimar la liquidez con la que se va a contar o cómo puede afectar el vencimiento de un crédito es mucho más fácil.
4. Optimización de la gestión empresarial
Las ventajas anteriores resultan de especial utilidad para optimizar el funcionamiento del negocio. Las sinergias que se logran al integrar los dos sistemas son fundamentales para conseguir un mayor control sobre los ingresos y los gastos. Pero también resultan cruciales para reducir la carga de trabajo y para continuar mejorando en todos los ámbitos.
Marcar unos objetivos en cada ejercicio es una buena idea para acelerar el proceso de implementación de las herramientas CRM y ERP. Y es que la plantilla debe tener un aprendizaje paulatino, pero también es necesario que aprovechen al máximo las capacidades del software.
5. Consultoría ERP y posibles dificultades de integración
Las diferencias entre ERP y CRM son evidentes, como hemos mostrado. No obstante, antes de dar el paso a trabajar con un programa ERP, es recomendable hacer una consultoría que estime las necesidades reales del negocio. Cada empresa tiene unos objetivos distintos y, por eso, deben adaptarse las herramientas para sacarles el máximo partido.
El objetivo de esta consultoría es conocer qué procesos deben mejorarse, así como facilitar el trabajo de los empleados. En ocasiones, se dispone de una herramienta desfasada o que no resulta adecuada para ese negocio concreto o alguna que no se ha adaptado bien. Esto retrasa enormemente el flujo de trabajo y produce un efecto contrario al deseado.
Además, con una consultoría se encuentra el origen de los problemas de integración que puedan surgir. Esto es algo bastante habitual, y lo mejor es contar con profesionales que nos asesoren. No obstante, hay un par desafíos fundamentales que debemos conocer de antemano para evitar futuros fallos:
- Estandarizar el formato de los archivos. Si los dos sistemas funcionan con un formato idéntico, es más sencilla su integración.
- Homogeneizar los datos de los clientes. La identificación individual de cada cliente suele suponer un desafío. Una simple tilde es capaz de alterar el funcionamiento del sistema. Sin embargo, una nomenclatura numérica es mucho menos difícil de integrar.
Como vemos, la integración de un sistema ERP y un CRM ofrece muchos beneficios empresariales. Además, con la ayuda de una consultoría podemos mejorar la eficiencia de estos programas para lograr la optimización de la gestión del negocio. Se trata de una solución que es útil para cualquier empresa y muy fácil de poner en marcha.