La emisión de facturas es imprescindible para que muchos autónomos y empresas cobren por sus trabajos o servicios.
ÍNDICE
1. Factura: Concepto y partes.
2. Diferencia entre factura y albarán.
3. Requisitos legales para la emisión de facturas.
4. Digitalización en la gestión de facturas.
En el mundo empresarial, la emisión de facturas es básica para las relaciones mercantiles. Los autónomos y las empresas las reciben de sus proveedores y, a su vez, las emiten a sus clientes. Es el mecanismo básico para cobrar por sus productos y servicios. A continuación, vamos a tratar todo lo relativo a ellas.
1. Factura: Concepto y partes
Podemos definirla como un documento oficial de tipo mercantil que deja constancia de una operación de comercio. Los requisitos de facturas vienen estipulados en los artículos 6 y 7 del Real Decreto 1619/2012 que aprobó el Reglamento de Facturación, así como la obligación de hacerlas. En el primero de ellos se estipula que toda factura íntegra debe contener estos datos:
- El número de factura. Asimismo, este debe ir en correlación con las anteriores y posteriores.
- Fecha en que se expide.
- Nombre completo o razón social, domicilio e identificación fiscal tanto del emisor como del receptor.
- Descripción de los servicios prestados o de los productos vendidos. Tiene que aparecer su coste unitario sin impuestos, así como descuentos si los hubiese.
- El tipo impositivo que se aplica por IVA y, en caso de haberlo, por IRPF. Si la operación estuviera exenta del primero, habría que consignar el artículo de la Ley del IVA que lo indica.
- La cuota que corresponde a los tributos.
- La fecha de operaciones si fuera distinta de la de emisión del documento.
Estas son las partes de una factura según el citado reglamento. No obstante, en casos especiales habría que añadir más información. Por ejemplo, cuando se da inversión del sujeto pasivo o si se pertenece al régimen de las agencias de viaje. En ellos, habría que incluir tales datos.
Por otra parte, hemos de hablar de facturas simplificadas y requisitos de su funcionamiento. Esta no es otra cosa que el ticket y puede reemplazar al documento de facturación en estos casos:
- Cuando el importe no supera los 400 Є (IVA incluido).
- Cuando se deba emitir una factura rectificativa.
- En determinadas ventas o prestación de servicios al por menor que no superen los 3.000 Є (IVA incluido). Por ejemplo, los servicios de hostelería o el transporte de pasajeros.
En cuanto al formato de la factura simplificada, no es muy distinto de la completa. Sin embargo, no hace falta incluir los datos del receptor ni desglosar específicamente los impuestos. Basta con la expresión «IVA incluido».
2. Diferencia entre factura y albarán
Además de conocer los requisitos de las facturas, es importante no confundir este tipo de documentos con otros muy parecidos: los albaranes. A diferencia de los primeros, estos últimos tienen como finalidad demostrar que un pedido ha llegado a su destinatario o que este ha recibido su servicio. Por tanto, también los emiten los proveedores y llegan a los clientes.
Pero el albarán carece de valor fiscal. Ni siquiera garantiza que se ha pagado por esos productos o servicios. Además, no requiere hacer constar los mismos datos que la factura. Concretamente, los que deben aparecer en el primero son:
- Nombre o razón social y fiscal del emisor.
- Indicación expresa de que se trata de un albarán y número correlativo.
- Fecha de emisión del documento.
- Descripción de los productos entregados o de los servicios prestados.
- Fecha y sitio de entrega de la mercancía.
- Firma de quien recibe el envío.
Por tanto, el albarán es un documento justificativo de que un pedido se ha recibido correctamente. O, en el caso de servicios, que estos se han prestado debidamente. Pero no tiene otro valor que ese. En cambio, la factura lo tiene tanto fiscal como contable y como justificante de pago.
3. Requisitos legales para emitir una factura
Ya hemos explicado al hablar de las partes de una factura cuáles son los conceptos que debe incluir para ser legal. Pero también es importante saber quiénes pueden emitir facturas según la ley. Es decir, qué requisitos debe cumplir el emisor.
En primer lugar, este debe estar dado de alta como autónomo o empresario. Tiene que figurar en la Agencia Tributaria como propietario de un negocio o como dirigente de una entidad mercantil. Asimismo, ha de estar dado de alta en el régimen correspondiente de la Seguridad Social. Con estos dos requisitos, no solo puede, sino que está obligado a emitir facturas por la venta de bienes o la prestación de servicios que realiza.
Sin embargo, no se le exige hacerlo en todos los casos. Los supuestos en que tiene que emitir factura y conservar copia de la misma son los siguientes:
- Cuando el receptor de los productos o del servicio sea, igualmente, una empresa o autónomo y obre como tal.
- Cuando el destinatario lo pida por motivos fiscales.
- En caso de exportaciones de bienes libres de IVA, salvo las hechas por tiendas exentas de impuestos.
- En ventas de bienes intracomunitarias y libres de IVA.
- Cuando el receptor sea una entidad pública o una persona jurídica que no obre como empresario.
- En ventas a distancia y entregas de bienes sujetos a impuestos especiales si se hacen en el territorio donde se apliquen tales tributos.
- En entregas de bienes que exijan su montaje antes de hacérselos llegar al destinatario en países que incluyan impuestos.
4. Digitalización en la gestión de facturas
La gestión de facturas puede ser un trabajo complejo y tedioso. Por ello, resulta conveniente contar con un buen software que automatice el proceso como los que ofrece Holasoft. A través de ellos pueden realizar sus emisiones de facturas tanto los autónomos como los dirigentes de sociedades mercantiles.
Además, son muy sencillos de manejar y cuentan con otras herramientas muy útiles para sus negocios. Entre estas, la opción de controlar el stock de productos o la gestión de clientes y proveedores a través del terminal de punto de venta. Pero también destaca la posibilidad de realizar cobros y pagos.
En definitiva, los autónomos y empresarios deben conocer el funcionamiento legal de la emisión de facturas. De lo contrario, se arriesgan a una sanción de la Agencia Tributaria. Pero, si se dispone de un buen programa informático como los que ofrece Holasoft, todo es más sencillo.