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Gestión de clientes: la información en el CRM

Tiempo de lectura: 6 minutos

La correcta gestión de los clientes de una empresa puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso, por ello resulta vital contar con un buen CRM.

ÍNDICE

1. Gestión de clientes.

2. Software CRM para pequeñas empresas.

3. Base de datos de clientes.

3.1 Datos personales.

3.2 Historial de compras.

3.3 Interacciones.

4. Privacidad y gestión de datos: compliance.

5. Integración de datos en un CRM.

Llevar a cabo una gestión de clientes adecuada es muy importante para mejorar la eficiencia y rentabilidad de la empresa. En este sentido, los sistemas CRM son un gran apoyo para efectuar este trabajo, puesto que facilitan el almacenamiento de la información y ofrecen una experiencia más personalizada en cada situación. En este artículo vamos a analizar su relevancia, la información que guardan y los diferentes beneficios que proporcionan.


 

1. Gestión de clientes

Sin duda, comprender a los compradores y sus necesidades es una parte fundamental en cualquier tipo de negocio. Para ello, la ayuda de un software CRM es una de las mejores alternativas. No solo ofrece una visión integral de cada cliente, sino que facilita el seguimiento de los diferentes contactos y muestra todos los trámites pasados.

De esta forma, podemos ofrecerle una experiencia personalizada cada vez que vuelva al negocio o tenga que resolver una duda.

2. Software CRM para pequeñas empresas

Hasta hace unos años, los sistemas CRM se quedaban fuera del alcance de las pequeñas y medianas empresas. Ya fuera por su elevado coste o por la escasez de conocimientos sobre ellos, solo las grandes corporaciones los incluían como una parte de su ecosistema empresarial.

Hoy en día, esta situación ha cambiado por completo, ya que existen soluciones adaptadas a las necesidades de todo tipo de empresas que proporcionan múltiples opciones a precios muy competitivos.

Algo muy similar ocurre con los programas ERP, como el que comercializamos en HolaSoft. Gracias a estos sistemas, la administración de las diferentes cuentas resulta mucho más eficiente. Con la integración de un software CRM para pequeñas empresas, la transición digital es más sencilla, eficaz y rentable.

3. Base de datos de clientes

Una de las principales ventajas de introducir un CRM (customer relationship management) en la empresa es la capacidad de organizar a todos los clientes en un mismo fichero. Gracias a las bases de datos integradas en estos programas, toda la información queda centralizada y se puede acceder fácilmente a cualquier dato que se haya guardado en el software.

Este sistema, aparte de agilizar mucho el trabajo, proporciona a los clientes una mayor confianza en negocio, puesto que notan un trato más personal. A continuación, vamos a mostrar algunos de los registros más relevantes que conservan esta clase de programas en una base de datos de clientes.

3.1. Datos personales

Cuando se añade una nueva ficha a un CRM, se solicitan diversos datos a cada comprador. Algunos son:

  • Nombre y apellidos, número de identificación fiscal, etc.
  • Dirección.
  • Datos de contacto.

Gracias a esta información, se puede facturar de una manera ágil y también es más sencillo comunicarse con cada usuario.

3.2. Historial de compras

Cada vez que un comprador adquiere un producto o solicita un servicio, se genera una nueva factura. El CRM la almacena y permite que cualquier empleado pueda acceder a ella en el futuro. Esto facilita conocer las preferencias de los clientes y sus hábitos de consumo. Así, el departamento de marketing podrá llevar a cabo campañas publicitarias con mejores recomendaciones.

Esto tiene un impacto muy importante tanto en la satisfacción de los usuarios como en la tasa de conversión, ya que se aprovecha mucho mejor el presupuesto disponible para publicidad.

3.3. Interacciones

Por último, las interacciones son otro de los pilares sobre los que se sustentan estos programas. Al guardar cada uno de los contactos previos, los empleados no han de efectuar preguntas innecesarias al interactuar con los usuarios. Tan solo deben acceder al histórico para obtener la información.

De este modo, se reduce de forma considerable la duración de cada contacto y se ofrece una imagen de marca mucho más sólida. Los clientes obtienen una experiencia idéntica a si acudieran en persona o contactaran por teléfono o a través de medios digitales como los chats o los correos electrónicos. Además, los usuarios se sienten más valorados.

4. Privacidad y gestión de datos: compliance

Aunque almacenar toda la información personal de cada usuario resulta muy útil, siempre es necesario respetar su privacidad. Y es que la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea obliga a tomar importantes medidas de seguridad con la información. Por lo tanto, el software debe ser seguro y respetar la regulación comunitaria.

Por otro lado, este aspecto mejora la reputación del negocio, ya que un ecosistema digital seguro proporciona una mayor tranquilidad y confianza a los clientes.

5. Integración de datos en un CRM

Uno de los aspectos fundamentales que se han de valorar antes de elegir un CRM es su capacidad de integración. Es decir, las fuentes desde las cuales se pueden adquirir los datos. Gracias a ello, los clientes siempre tienen sus cuentas actualizadas sin necesidad de duplicar el trabajo de los empleados. Así, si un programa se encarga de la facturación y en otro se controla el stock disponible, lo más práctico es que ambos puedan verter los datos automáticamente.

Esto tiene un impacto inmediato en la eficiencia del negocio, puesto que la mano de obra necesaria disminuye. Además, se reducen los errores, ya que hay menos procesos que realizar y la mayoría se llevan a cabo en segundo plano y de forma autónoma.

Un CRM es una herramienta vital para la gestión de clientes de cualquier tipo de negocio. Entre otras ventajas, mejora las relaciones con los usuarios y les ofrece una experiencia mucha más personalizada, algo que repercute no solo en una mayor satisfacción, sino también en un crecimiento del negocio. Además, al adaptar este tipo de programas a las pequeñas y medianas empresas, cualquier negocio puede disfrutar de sus beneficios.