Requisitos que tiene que cumplir un software TPV

Un buen software TPV o terminal punto de venta es imprescindible para cualquier tipo de negocio.

El software TPV suele identificarse con el simple cobro de los productos o servicios mediante tarjeta de crédito. Sin embargo, este dispositivo ofrece otras utilidades que facilitan la gestión empresarial. De hecho, ayuda a mejorar la cuenta de resultados, pero debemos elegirlo bien.

ÍNDICE

1. Requisitos de un software TPV

Un software TPV para comercio minorista ha de cumplir varias condiciones si queremos que sea útil en nuestro negocio. Escoger el adecuado nos permitirá aprovechar sus posibilidades para mejorar las ventas. Y, para ello, hemos de fijarnos en los siguientes aspectos.

1.1. Funcionalidad y adaptación al negocio

Es muy importante que el TPV procese pagos con las principales tarjetas de crédito y de débito, ya que hay dispositivos de este tipo que solo funcionan con algunas. Todos hemos visto en algunos comercios varios aparatos TPV para utilizarlos en función de la tarjeta que el cliente desee usar.

Ya hace tiempo que existen terminales de punto de venta válidos para toda clase de tarjetas que son mucho más funcionales y que ofrecen otras prestaciones. Respecto a estas, es necesario escoger un TPV que se adapte a cada clase de negocio. Así, por ejemplo:

• Un TPV para hostelería debe ser capaz de facturar con rapidez e incluir un sistema de pedido portátil.
• Un terminal de punto de venta para alimentación tiene que admitir ventas por peso y por código de barras.
• Un software TPV para comercio debe gestionar las promociones.

1.2. Facilidad de uso

En todos los casos, el TPV y el software que lo gestiona tienen que ser fáciles e intuitivos de manejar tanto por los clientes como por los empleados. Un dispositivo de este tipo con un funcionamiento complejo ralentizará el trabajo y provocará errores por su dificultad.

En consecuencia, un software TPV para comercio ha de presentar un uso muy sencillo y, además, todos los empleados del negocio deben saber utilizarlo. De lo contrario, el gerente tendrá que ir a cobrar a cada cliente y perderá un tiempo precioso. Por otro lado, se corre el riesgo de cobrar mal las ventas.

1.3. Conectividad y pagos offline

Cuando se trata de un negocio pequeño, los clientes suelen acercarse a la caja para abonar sus compras. Sin embargo, tanto si el local es más grande como por simple comodidad, es mejor que el TPV ofrezca diferentes tipos de conectividad. En ocasiones, la habitual conexión WLAN no es suficiente. Por tanto, es aconsejable que disponga también de conectividad por datos móviles, bluetooth o wifi.

Incluso es posible que funcione sin conexión. Ya hay TPV que no necesitan conectividad y permiten los pagos offline. Además, este software TPV para comercio minorista presenta varias ventajas:

• Se ahorra algo de dinero en proveedores de Internet.
• Es más seguro desde un punto de vista tecnológico porque no se sube el proceso a la nube. Solo funciona en el local.
• Los sistemas POS o de punto de venta son más económicos.

No obstante, operar con TPV sin conectividad también presenta algunos inconvenientes. En primer lugar, el TPV y su software deben actualizarse de forma manual, algo que no siempre es fácil. A veces, se necesita un técnico para ello. Igualmente, el hardware que se debe incluir en la caja registradora requiere una instalación más compleja y costosa. Por último, no pueden hacerse copias de seguridad.

1.4. Portabilidad

Otra característica muy importante de un software TPV es su portabilidad. Es decir, que pueda ser llevado hasta el lugar donde se encuentra el cliente. Esto es aconsejable, sobre todo, en negocios de hostelería, donde la mayoría de usuarios prefieren pagar sentados en sus mesas.

Un terminal de punto de venta unido a la caja registradora también resulta muy útil. Sin embargo, es más recomendable el portátil, pues puede funcionar tanto integrado en la caja como de forma autónoma. Además, es más fácil de guardar al terminar el día de trabajo. De este modo, no solo durará más tiempo, sino que estará más seguro.

Los terminales de punto de venta móviles pueden obtenerse ahora dentro del denominado kit digital, una iniciativa del Gobierno que pretende fomentar la implantación de sistemas digitales en las pymes y autónomos. Asimismo, existen varias opciones:

• TPV inalámbrico. Emplea bluetooth o wifi y permite una absoluta movilidad.
• TPV por GPRS. Funciona a través de conexión por tarjeta SIM o por 3G.
• TPV móvil. Los teléfonos inteligentes se conectan a él por bluetooth y mediante una aplicación. Es un dispositivo más económico y pequeño, aunque tiene el inconveniente de que no genera facturas en papel.

1.5. Garantía

Otro aspecto fundamental a la hora de elegir un dispositivo TPV es el proveedor. En este sentido, conviene repasar qué historial tiene en el sector. Para ello, podemos leer comentarios y reseñas de otros clientes. Pero, sobre todo, hemos de fijarnos en que su servicio de atención al cliente sea bueno y responda con rapidez en caso de que haya algún problema.

No es aconsejable guiarse solo por el precio a la hora de elegir un dispositivo TPV. Los más baratos pueden fallar o no disponer del necesario apoyo en caso de avería. Por tanto, hay factores más importantes que el precio para elegir un terminal punto de venta.

1.6. Funciones adicionales

Hoy en día, el software TPV ofrece más prestaciones que el simple cobro de productos o servicios. Por ejemplo, permite controlar la eficiencia de los empleados. A través del dispositivo, se pueden seguir las horas que trabaja cada uno e incluso determinar su grado de productividad. Es decir, los ingresos que ha generado al negocio.

También controlan las mercancías en stock y brindan la posibilidad de elaborar listados e informes de compras y ventas, de hacer pedidos a proveedores y de cerrar la caja.

Estos son los requisitos que debe cumplir un buen software TPV. Además, conviene que tenga un precio asequible. Con todo ello, se convertirá en una magnífica opción para cualquier tipo de negocio.