Verifactu y factura electrónica: diferencias y cómo cumplir con ambas

1. Verifactu y factura electrónica: ¿son lo mismo?

Desde que se anunciaron las nuevas normativas fiscales en España, ha habido una gran confusión entre dos términos que, aunque suenan parecidos, no son sinónimos: Verifactu y factura electrónica. Muchos autónomos y pymes se preguntan si basta con uno de los dos, si deben cumplir con ambos, o si sus sistemas actuales están preparados.

Lo primero que hay que dejar claro es que Verifactu y la factura electrónica son sistemas complementarios, pero responden a objetivos diferentes. No compiten, no se sustituyen y cada uno tiene implicaciones legales que afectan a distintos perfiles de contribuyentes y tipos de actividad económica.

La factura electrónica es un concepto que lleva años en funcionamiento en distintos sectores, especialmente en relaciones con la administración pública. En cambio, Verifactu es una obligación emergente que nace del entorno de la facturación interna de los negocios, con el foco puesto en evitar el fraude fiscal.

Ambos forman parte del proceso de digitalización fiscal que está impulsando la Agencia Tributaria en España. Y aunque comparten herramientas tecnológicas como XML, certificados digitales y automatización, la forma en que se aplican y los fines que persiguen son distintos.

Entender bien esta diferencia no solo ayuda a evitar sanciones, sino que también permite a los negocios elegir mejor sus herramientas tecnológicas y preparar sus sistemas con antelación.

2. Qué es Verifactu y qué exige la normativa

Es el sistema desarrollado por la Agencia Tributaria Española (AEAT) para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas por los sistemas de facturación, incluyendo ERP, software contables y, por supuesto, TPV.

Esta normativa se encuadra en el Real Decreto 1007/2023, enmarcado en la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal. Su aplicación afecta principalmente a autónomos, pymes y cualquier empresa que emita facturas por ventas o servicios.

Los pilares fundamentales de Verifactu son:

• Registro inalterable: Cada factura debe generar un registro informático imposible de modificar.

• Encadenamiento hash: Cada documento enlaza digitalmente con el anterior, generando una secuencia que evita manipulaciones.

• Firma digital: Todo el proceso debe estar respaldado por una firma electrónica que certifique su autenticidad.

• Envío automatizado a la AEAT (opcional pero recomendado): El sistema debe estar preparado para remitir estos registros de forma electrónica, en tiempo real o cuando lo solicite el usuario.

El foco aquí está en la prevención del fraude interno, es decir, asegurar que las ventas registradas no puedan alterarse posteriormente o “borrarse” para evadir impuestos.

En HolaSoft entendimos esto desde el inicio. Por eso adaptamos rápidamente nuestro software HolaERP con un sistema de facturación que automatiza el cumplimiento de Verifactu sin alterar el día a día del negocio. Emitir facturas y cumplir con la ley es parte del mismo flujo operativo: rápido, seguro y sin fricciones.

3. Qué implica la factura electrónica y a quién afecta

La factura electrónica, por su parte, tiene un recorrido más amplio y consolidado. Desde hace años es obligatoria en la relación entre empresas y la Administración Pública, y su adopción se está ampliando gradualmente al sector B2B (empresa a empresa).

Este sistema consiste en la emisión de facturas en formato electrónico estructurado (normalmente XML, Facturae, UBL, entre otros), que pueden ser firmadas digitalmente y enviadas a través de plataformas de recepción como FACe o similares.

A diferencia de Verifactu, que regula la integridad del sistema de facturación, la factura electrónica regula la forma y el canal por donde se emite y se recibe la factura. Es decir, no basta con generar una factura PDF: tiene que seguir un formato técnico normativo que permita su lectura automática y verificación por terceros.

Desde el punto de vista legal, el horizonte está claro: la factura electrónica será obligatoria para todas las operaciones entre empresas y autónomos, muy posiblemente a partir de 2025, con plazos variables según el tamaño del contribuyente.

Por eso, si aún no emites facturas electrónicas en tus relaciones con otras empresas, es el momento ideal para prepararte. En HolaSoft, gracias a nuestra experiencia en soluciones de facturación electrónica, ayudamos a que este proceso sea natural y sencillo, automatizando todos los requisitos desde HolaERP y evitando errores comunes como estructuras inválidas, falta de firma o rechazos por parte de las plataformas oficiales.

4. Principales diferencias entre Verifactu y factura electrónica

Aunque a simple vista parezcan similares, las diferencias entre Verifactu y la factura electrónica son notables y afectan a diferentes fases del proceso:

5. ¿Tengo que usar ambas? ¿Cómo conviven Verifactu y la factura electrónica?

La respuesta corta es: sí. En la mayoría de los casos, tendrás que cumplir con ambos requisitos.

La convivencia de ambos sistemas no solo es posible, sino necesaria. De hecho, muchas empresas ya están utilizando software como HolaERP que permite cumplir con Verifactu al generar el registro de facturación y con la factura electrónica al enviar el documento final en formato estructurado y firmado.

Imagina este escenario:

1. Realizas una venta.

2. Se genera una factura estructurada en XML Facturae.

3. Simultáneamente, se registra un evento Verifactu con hash, firma y encadenamiento.

4. Ambos se almacenan, y el sistema puede remitir el registro a la AEAT.

Todo en cuestión de segundos, sin intervención manual. Esa es la realidad de muchos de nuestros clientes. Nuestra prioridad ha sido ofrecer una solución única que simplifique el cumplimiento y garantice que autónomos y pymes estén 100% tranquilos, sin tener que convertirse en expertos en normativa.

6. Soluciones como HolaERP: adaptarse sin complicaciones

Con HolaERP, nos hemos anticipado a estos cambios desde el primer momento. Nuestra experiencia con la factura electrónica y la adaptación normativa nos ha permitido construir una solución que integra Verifactu y factura electrónica en un solo entorno: HolaERP.

¿Qué ventajas aporta HolaERP?

• Automatiza el envío de registros de facturación a la AEAT conforme a Verifactu.

• Genera facturas electrónicas en formatos estructurados y firmados.

• Valida, firma y envía documentos a plataformas oficiales (FACe y otras).

• Gestiona todo desde una sola interfaz.

• Mantiene el control y la trazabilidad de los documentos.

• Está en constante actualización para seguir cumpliendo con las exigencias legales.

Además, somos conscientes de que nuestros clientes valoran mucho algo que no siempre se menciona: la tranquilidad. Saber que su software “ya está listo” y que no tendrán que cambiar todo el sistema cada vez que Hacienda actualiza una normativa. Nuestro compromiso es claro: que estén siempre al día sin complicaciones técnicas.

7. Objetivo: cumplimiento fiscal con CLARIDAD y TECNOLOGÍA

Verifactu y la factura electrónica son piezas clave del nuevo entorno fiscal digital en España. Aunque diferentes, ambas apuntan a un futuro más transparente, automatizado y eficiente para los negocios.

Lejos de ser un dolor de cabeza, estos cambios pueden convertirse en una oportunidad para modernizar la gestión del negocio y dejar de preocuparse por las obligaciones fiscales.

La clave está en contar con soluciones tecnológicas adaptadas, como HolaERP, que unifiquen todos los requisitos y permitan a autónomos y pymes centrarse en lo que realmente importa: hacer crecer su negocio con tranquilidad y sin errores.

Si todavía no estás preparado, este es el momento ideal. Y si ya lo estás, asegúrate de que tu sistema lo esté también.