Qué es una factura simplificada: límites, requisitos y cuándo usarla

1. Definición rápida: qué es una factura simplificada y en qué se diferencia del ticket

Una factura simplificada es un tipo de factura pensado para operaciones de pequeña cuantía o ciertos supuestos concretos.

Desde 2013 sustituye al antiguo ticket: si quieres que una operación tenga validez tributaria, ya no hay “ticket” como tal; se documenta como factura simplificada si se dan las condiciones.

En el día a día la uso (y la recomiendo) para ventas rápidas a consumidor final: mostrador, hostelería, transporte de personas… Pero, ojo, no es intercambiable con la ordinaria: sirve en casos concretos y con menos datos; si el cliente necesita deducirse IVA, casi seguro querrá factura completa.

2. Límites de importe y casos permitidos

Puedes emitir factura simplificada cuando:

• El importe no exceda de 400 € (IVA incl.), o sea una rectificativa.

• En operaciones concretas, hasta 3.000 € (IVA incl.): comercio minorista, hostelería/restauración, transporte de personas, peluquería, aparcamientos, autopistas de peaje, estudios fotográficos, etc. (lista oficial abreviada).

En un ERP se puede dejar una regla de control: si alguien supera 400 € (o 3.000 € en esos sectores), el sistema bloquea la simplificada y obliga a emitir ordinaria. Evita rectificativas y discusiones a final de mes.

General: ≤ 400 € (IVA incl.).
Sectores específicos: ≤ 3.000 € (IVA incl.).
Rectificativas: también se admiten como simplificadas.

3. Datos obligatorios de una factura simplificada (y errores típicos)

Campos mínimos que no pueden faltar:

• Número y, si procede, serie (correlativos).

• Fecha de expedición (y fecha de operación si es distinta).

• NIF + nombre/razón social del emisor.

• Identificación del bien/servicio.

• Tipo de IVA aplicado (puedes poner “IVA incluido”).

• Contraprestación total.

• Si es rectificativa: referencia a la factura que corrige y qué cambia.

• Menciones de regímenes especiales y operaciones (exentas, inversión del sujeto pasivo, etc.) cuando aplique.

En la operativa, es recomendable bloquear la emisión si falta cualquiera de estos campos. Sale más barato parar que rectificar. También activo validaciones de numeración (series por año) para que nadie “salte” números.

4. ¿En qué se diferencia de una factura ordinaria? (tabla comparativa)

Fuentes claras para la diferencia y el foco práctico: AEAT (campos y límites) y guías sectoriales que explican cuándo una simplificada no basta y hay que emitir completa.

Cuando una empresa pide “solo un ticket”, la respuesta sería: “te emito simplificada con tus datos y el IVA desglosado si quieres deducirte; si no, te hago la ordinaria directamente y nos ahorramos un segundo documento”.

5. ¿Se puede deducir IVA con una simplificada?

Sí, pero con condiciones. Si el destinatario es empresario/profesional y quiere deducirse el IVA, en la simplificada deben figurar sus datos identificativos (NIF, nombre/domicilio) y la cuota de IVA desglosada; si no, lo prudente es pedir una factura ordinaria. Esta es la orientación habitual en guías prácticas actuales. 

Para resolverlo, la clave está en dos ajustes:

1. Campo obligatorio de NIF/domicilio del cliente cuando marca “quiere deducir IVA”.

2. Plantilla de documento que automáticamente desglosa base e IVA al activar esa casilla. Resultado: menos consultas en el 303 y cero sorpresas en revisiones.

6. Cómo configurarlo en un ERP para no equivocarte (ejemplo práctico, sujeto a las opciones de cada software)

• Reglas por importe/sector: si pasas de 400 € (o 3.000 € en sectores admitidos), el sistema fuerza ordinaria.

• Campos mínimos bloqueantes: número/serie, fechas, NIF emisor, concepto, IVA/“IVA incluido” y total.

• Switch “cliente quiere deducir”: activar captura de datos del receptor y desglose de IVA.

• Conversión ágil: si un ticket entra sin datos y el cliente luego los aporta, crear la ordinaria a partir de la simplificada (manteniendo trazabilidad).

• Alertas de serie: numeración correlativa por año/terminal para evitar saltos.

La diferencia entre llevar esto a mano o con ERP se nota el último día del trimestre: cierres más rápidos y menos rectificativas.

7. Dudas rápidas (FAQ)

¿Qué es exactamente una factura simplificada?
Una factura “ligera” para operaciones de pequeña cuantía o supuestos concretos, que sustituye al ticket desde 2013.

¿Cuál es el tope de importe?
En general ≤ 400 € (IVA incl.); hasta 3.000 € solo en actividades concretas (retail, hostelería, transporte de personas, etc.).

¿Qué debe incluir como mínimo?
Número/serie, fechas, NIF y nombre del emisor, descripción, tipo de IVA o “IVA incluido”, importe total, y menciones especiales cuando aplique; si es rectificativa, referencia a la original.

¿Sirve para deducir IVA?
Solo si identificas al destinatario y desglosas la cuota. Si no, mejor solicitar una ordinaria.

¿Cuándo NO debo usarla?
Si superas límites, hay operaciones excluidas (intracomunitarias, inversión del sujeto pasivo, etc.) o el cliente necesita deducirse IVA y no aportas sus datos.

La factura simplificada es útil y rápida, pero no vale para todo. Conoce los límites (400/3.000 €), respeta los campos mínimos, y si tu cliente quiere deducirse IVA, identifícalo y desglosa… o emite ordinaria. En la práctica, la diferencia entre un proceso frágil y uno sólido está en tu software: con reglas y validaciones activas, te olvidas de errores y de rectificativas de última hora. 

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