Haz tu factura: guía práctica con ejemplos, app oficial y alternativas

1. “Haz tu factura” hoy: qué significa realmente y por qué las plantillas se quedan cortas

Cuando alguien escribe “haz tu factura” en Google, suele buscar rapidez: sacar un PDF y enviarlo. El problema es que hacer una factura ya no es solo “rellenar una tabla”. Es garantizar datos correctos, numeración consistente, impuestos bien aplicados, seguimiento de cobros y, cada vez más, trazabilidad.

Durante años mucha gente tiró de plantilla factura Excel y funcionó… hasta que dejó de hacerlo. El primer síntoma es la duplicación de números o el baile de fechas. Es algo que ocurre  muchas veces: “me falló la fórmula y el IVA está mal”. El tiempo que gastas corrigiendo supera con creces el “ahorro” inicial.

Además, una plantilla vive aislada: no te avisa de impagos, no conecta con clientes, no genera informes ni conversa con tu banco o tu CRM. Y si trabajas en equipo, la cosa se complica: versiones distintas, celdas bloqueadas, y un “¿quién tocó esto?”.

Muchos comienzan su empresa utilizando Excel como ayuda, claro. Pero cuando empezamos a implementar HolaERP a clientes, la conversación cambió: la factura pasó de ser un archivo suelto a parte de un flujo de trabajo optimizado e interconectando las áreas del negocio. Y ahí es donde “haz tu factura” de verdad significa “controla tu facturación”.

2. Cómo hacer una factura correcta (sin plantillas): el proceso mínimo viable

Si quieres hacer tu factura bien, sin depender de una plantilla frágil, te poponemos este proceso mínimo:

1. Identifica emisor y receptor (NIF/CIF, razón social, domicilio).
2. Numeración y fechas: serie y número único correlativo; fecha de emisión y si aplica, de operación.
3. Totales: base imponible, impuestos y total.
4. Condiciones de cobro: vencimiento, método de pago, notas.
5. Genera el PDF y envíalo por el canal acordado (idealmente trazable).
6. Registra el cobro y haz seguimiento: si no entra a tiempo, activa el recordatorio.

¿Dónde entra el software aquí? En automatizar lo repetitivo y blindar el error humano.

HolaERP se puede configurar y filtrar diferentes parámetros. Un sistema ERP  ya te propone numeración y tipos tributarios, y evita duplicados. También ayuda muchísimo activar las  alertas de vencimiento: por ejemplo, si a 5 días no hay movimiento, el cliente recibe un recordatorio óptimo y tú no "persigues" correos. Además, tendrás un mayor control de los gastos y cumplirás con todos los requisitos legales para emitir facturas.

3. Ejemplo de factura comentado: qué revisar antes de enviarla

Un ejemplo de factura básico, antes de darle a “Enviar”, debería pasar este check rápido:

• Encabezado: datos de emisor y cliente completos y consistentes (nombres, NIF/CIF).
• Número y serie: único, correlativo y con una lógica que puedas auditar (por ejemplo, 2026-A-00123).
• Descripciones: que cualquier persona entienda qué le estás cobrando y por qué.
• Impuestos: revisa tipos y bases; si usas retención, que esté bien calculada.
• Totales: suma redonda y sin redondeos extraños.
• Condiciones: fecha de vencimiento y método de pago visibles.
• Pie: si necesitas incluir textos legales, ponlos siempre igual (plantillas repetibles dentro del software, no archivos sueltos).

También, puedes probar lo siguiente: antes de enviar, envíate la factura a ti mismo desde el propio ERP, como la vería el cliente. Si algo no te cuadra en el asunto o el cuerpo del correo, lo corriges. En Excel este paso suele perderse mientras que en un ERP lo conviertes en el estándar ideal.

Otra práctica que funciona es guardar mensajes y firmas por equipo: todos comunican igual y eso se nota y se percibe en la imagen que da tu negocio.

4. “Haz tu factura” (Bizkaia): qué es, límites y cuándo no te basta

Si has llegado aquí por la app oficial de “Haz tu factura” (Bizkaia), el enfoque es claro: ayudarte a emitir facturas de manera sencilla y cumplir con el marco local. Es útil para escenarios simples y puntuales.

Ahora bien, lo que nos solemos encontrar en el día a día es que, en cuanto necesitas más volumen, equipo, o conectar la factura con otros procesos (compras, stock, proyectos, cobros bancarios), hay herramientas que se te quedan cortas por diseño: es un punto de emisión, no un sistema de gestión.

No es una crítica, en absoluto ... para “sacar una factura” va bien. Pero, si tu objetivo es crecer, “haz tu factura” debe leerse como “orquesta tu facturación” y eso pide software ERP.

Las métricas y la rentabilidad, mandan.

5. Señales claras de que debes migrar a software (de Excel a ERP)

Si te reconoces en 2 o más, es hora de migrar:

• Numeración: dudas, saltos o duplicados.
• Demasiados archivos: cada factura es un PDF en una carpeta distinta.
• Cobros lentos: no sabes a simple vista quién te debe y cuánto.
• Trabajo en equipo: varios editan “la misma plantilla” con versiones distintas.
• Informes manuales: fin de mes es copiar/pegar para saber ingresos, IVA o recurrencia.
• Integraciones: necesitas enviar presupuestos, gestionar stock, proyectos o SEPA.
• Escalabilidad: cada nuevo cliente te añade fricción operativa.

Si tardas más en gestionar la facturación que en vender o entregar, estás pagando un “impuesto Excel” invisible.

Con un ERP bien configurado, como HolaERP, el tiempo vuelve a la venta y el backoffice gana previsibilidad.

6. Qué ganas con un ERP de facturación: centralización, automatización y Verifactu

Un ERP de facturación convierte “haz tu factura” en “gestiona tu ciclo de ingresos”:

• Centralización: clientes, catálogos, impuestos, series y documentos en un solo sitio.

• Automatización: numeración, impuestos, recordatorios de cobro, facturas periódicas, etc.

• Trazabilidad: del presupuesto al cobro, todo enlazado (y facilmente localizable).

• Colaboración: permisos por rol, actividades, comentarios y mucho más.

• Reporting: margen por producto, aging de cobros, MRR/ARR si vendes suscripciones, etc.

• Verifactu y trazabilidad: cada vez más relevante en España; el objetivo no es sólo emitir PDFs bonitos, sino integridad y auditabilidad del proceso.

No es magia: es que dejas atrás la plantilla y pones a trabajar el sistema.

7. Comparativa rápida: App oficial vs ERP

Nuestro consejo práctico siempre es el mismo: prueba paralela durante 2–4 semanas. Emite la mitad con tu sistema actual y la otra mitad en un ERP. Compara tiempo por factura, días de cobro y errores. En proyectos donde hemos hecho este A/B, la migración se decide sola. Además, con HolaERP, tienes acceso a una prueba gratuita, dónde podrás conocer su funcionamiento sin compromiso de adquisición final.

8. Dudas frecuentes (FAQ) y próximos pasos

¿Puedo seguir con “plantilla factura Excel”?
Puedes, pero te cargas con errores, control limitado y cero trazabilidad. Si emites muy pocas al año, quizá te valga. Si creces, cambia.

¿Me puedes facilitar una plantilla?
Nuestro objetivo es que hagas facturas bien, sin fricciones y sin errores. Una plantilla te da salida rápida hoy y problemas mañana.

¿Qué es un buen “ejemplo factura”?
Aquel que incluye datos completos, numeración única, impuestos correctos y condiciones claras. Más importante que la apariencia es que sea auditable.

¿La app oficial de Bizkaia me vale si no estoy allí?
Está pensada para un contexto concreto. Si no encaja con tu actividad o ubicación, considera software de facturación que cubra tus requisitos.

¿Cuándo doy el salto a ERP?
Cuando tus facturas dejan de ser archivos y pasan a ser un proceso. Si necesitas colaboración, informes y cobros serios, es el momento. Ahorra tiempo, reduce errores y ten todo tu negocio bajo control al alcance de pocos clics.

Próximo paso sugerido
Haz una prueba guiada con un ERP (como es el caso de HolaERP) y mide en frío: tiempo de emisión, días de cobro y errores. Si esas tres métricas bajan y la gestión de tu día a día es más eficiente, ya tienes la respuesta.

Entonces,  podemos concluir que “Hacer tu factura” ya no va de rellenar casillas: va de gobernar el ciclo de ingresos.

Las plantillas fueron un buen parche; hoy frenan. Con un ERP pasas de archivos sueltos a proceso trazable, con menos errores y más caja. Si te reconoces en varios síntomas, es el momento de moverte. Estaremos encantados de ayudarte.