Ejemplo de factura con IVA e IRPF: cálculo y cómo evitar errores

1. Cuándo se aplica una factura con IVA e IRPF: casos típicos y excepciones comunes

Si has llegado buscando “ejemplo factura con IVA e IRPF”, seguramente eres autónomo/a que presta servicios profesionales a empresas o a otros autónomos en España. En ese escenario, lo normal es que tu factura lleve IVA (según el tipo aplicable a tu servicio) y, además, una retención de IRPF que practicará tu cliente en tu nombre.

Ahora, no siempre se combinan ambos. Hay tres situaciones que suelo revisar primero con cualquiera que me pide ayuda:

• Profesional que factura a empresa/autónomo (nacional): lo habitual es IVA + IRPF.

• Factura a particular/consumidor final: normalmente IVA sí, IRPF no (porque no hay obligación de retenerte).

• Casos especiales (exenciones de IVA, operaciones intracomunitarias o exportaciones): pueden cambiar el esquema. Si te mueves en estos terrenos, documenta cada caso y evita improvisar.

En el día a día, lo primero que es aconsejable hacer es confirmar qué tipo de cliente tienes delante y dónde están. Parece obvio, pero este check inicial evita el 80% de los errores. Y sí, lo decimos por experiencia: cuando alguien llega con una “plantilla factura autónomo”, la celda que decide si aplica o no IRPF suele ser “manual”.

¿Resultado? Dudas, recálculos y, a veces, facturas rectificativas innecesarias.

En una factura profesional estándar, IVA e IRPF se calculan sobre la misma base imponible.

Esto nos llevará al punto 2.

2. Cálculo paso a paso: IVA (21/10/4) e IRPF (15% o 7%) sobre la misma base imponible

Vamos con la mecánica, de manera sencilla y sin rodeos. Sea BI la base imponible (subtotal antes de impuestos).

• IVA = BI × tipo de IVA (habitual 21%; hay 10% y 4% según el servicio/producto).

• IRPF (retención) = BI × tipo de retención (general 15%; 7% para nuevos profesionales durante el periodo que corresponda).

• Total factura = BI + IVA − IRPF.

No restes IRPF para calcular el IVA ni apliques IRPF sobre el total con IVA.

Ambos salen de la misma BI.

Un detalle operativo que me es ideal dejar configurado cuando usas software: reglas de IVA e IRPF por tipo de concepto. Así evitas “fórmulas rotas” clásicas de hoja de cálculo y reduces a cero las dudas del equipo.

3. Ejemplo de factura comentado: desglose, fórmula y revisión antes de enviar

Imagina que prestas un servicio por 1.000 € (BI). Tu cliente es una empresa española y te corresponde IVA 21% e IRPF 15%.

• Base imponible (BI): 1.000,00 €

• IVA (21%): 210,00 €

• IRPF (15%): 150,00 € (se resta)

• Total a cobrar: 1.000 + 210 − 150 = 1.060,00 €

¿Eres nuevo/a profesional y te corresponde retención reducida del 7%?

• IRPF (7%): 70,00 €

• Total a cobrar: 1.000 + 210 − 70 = 1.140,00 €

💡 Checklist rápido para revisar tus facturas

• Numeración y fechas: serie correlativa (p. ej., 2026-A-00123) y fecha de emisión correcta.
• Datos completos: NIF/CIF y razón social tuyos y del cliente, sin abreviaturas raras.
• Conceptos claros: qué has hecho, cuántas unidades y a qué precio.
• Impuestos: tipos aplicados correctos (IVA, IRPF si procede) y bien redondeados.
• Condiciones de cobro: vencimiento y método de pago visibles (transferencia, domiciliación, etc.).
• Mensaje de envío: asunto profesional y cuerpo claro.

El 90% de las revisiones urgentes vienen de plantillas que alguien tocó: una fórmula eliminada, un porcentaje mal pegado, una serie duplicada. Por eso es preferible que el ejemplo viva dentro del software y no en un archivo suelto.

4. Obligaciones relacionadas: modelos 303, 111 y 130 (visión práctica, sin jerga)

Sin convertir esto en una guía fiscal, tienes que tener presente tres piezas:

• Modelo 303 (IVA): declaras el IVA repercutido (el que cobras en tus facturas) y el IVA soportado (el que pagas).

• Modelo 111 (retenciones): cuando facturas con IRPF, quien ingresa la retención suele ser tu cliente (si es empresa/autónomo), vía 111. Tú debes reflejar esas retenciones en tu contabilidad.

• Modelo 130 (pagos fraccionados IRPF): si la mayoría de tus ingresos no lleva retención suficiente, puede tocarte presentar 130 trimestralmente.

Más que memorizar modelos, procura tener tus cifras al día. Si mantienes bases, cuotas y cobros alineados, los modelos se vuelven un trámite y no una gincana.

5. “Plantilla factura autónomo”: por qué te hace perder tiempo y cómo migrar a software

Las plantillas son el atajo que te cobra peajes ocultos:

• Errores de cálculo: una fórmula mal arrastrada te descoloca IVA/IRPF.

• Numeración inconsistente: duplicados o saltos que nadie detecta hasta el cierre.

• Cero trazabilidad: no ves el ciclo completo (presupuesto → factura → cobro).

• Trabajo en equipo frágil: versiones infinitas, “la buena es la v12_final_def”.

• Informes manuales: llegas al trimestre copiando/pegando para sumar bases e impuestos.

Por eso, nuestra recomendación es migrar por fases:

1. Crea series y reglas de impuestos en tu software.

2. Carga tu catálogo de productos/servicios y clientes.

3. Emite unas cuantas facturas de prueba y compáralas con tus hojas (mismo resultado, menos fricción).

4. Activa recordatorios de cobro y cierra el mes con un informe.

   La primera vez que ves todo en un panel (quién te debe, cuánto y desde cuándo) entiendes por qué dejaste atrás Excel😉.

6. De ejemplo a sistema: cómo un ERP evita errores y acelera cobros

Cuando se implementa un ERP de facturación, deberías buscar tres cosas principalmente:

• Centralización: clientes, series, impuestos y documentos en el mismo sitio.

• Automatización: IVA e IRPF salen por reglas, no por fórmulas sueltas ; y recordatorios de vencimiento sin que tengas que perseguir a nadie.

• Trazabilidad real: del presupuesto al cobro, ves el hilo completo y puedes auditar cualquier cifra.

Esto especialmente se nota en dos métricas:

1. Tiempo por factura: con series y plantillas internas del ERP, pasas de “rellenar casillas” a clicar y revisar.

2. Días de cobro: con recordatorios bien escritos, los retrasos crónicos bajan.

Y esto conecta con la búsqueda que te trajo aquí: no querías solo un ejemplo de factura con IVA e IRPF, querías confianza para emitir bien.

El ejemplo es el comienzo; el sistema es lo que te ahorra tiempo y sustos.

7. Dudas rápidas (FAQ)

¿El IRPF se calcula sobre el total con IVA?
No. IVA e IRPF se calculan sobre la misma base imponible.

¿Qué retención me toca aplicar: 15% o 7%?
La general suele ser 15%; el 7% aplica a nuevos profesionales durante el periodo establecido. Si dudas, confirma tu caso concreto.

¿Y si facturo a un particular?
Lo normal es IVA sí, IRPF no (porque no hay retención).

¿Puedo seguir con mi “plantilla factura autónomo”?
Puedes… pero pagarás en errores, control e informes. Si emites más de unas pocas al mes o trabajas en equipo, da el salto a software.

¿En qué me ayuda un ERP con el trimestre?
En que llegas con cifras cuadradas: bases, cuotas, retenciones y cobros alineados. Preparas 303/111/130 con menos fricción.

Entonces, una factura con IVA e IRPF no es un puzzle: ambos se sacan de la misma base y el total es BI + IVA − IRPF. El ejemplo numérico te da seguridad hoy pero, un sistema te la da cada mes.

Si aún vives en plantillas, migra por fases y mide: tiempo por factura, días de cobro y errores. Cuando esas tres bajan, sabes que vas bien. Y si quieres probarlo sin compromiso, ¡aún estás a tiempo de solicitar tu prueba gratuita de HolaERP!