La adecuada gestión de las rutas comerciales permite su optimización y reduce la necesidad de destinar recursos a esta tarea.
ÍNDICE
1. Planificación y gestión de rutas comerciales.
2. Software CRM.
3. Ventajas.
4. Cómo usarlo.
5. Recomendaciones prácticas.
La gestión de rutas por parte de los comerciales de una empresa es un aspecto que no debemos descuidar. Con una planificación adecuada es posible lograr su optimización, visitando a los clientes que realmente nos interesan y ahorrando tiempo y recursos. En este artículo vamos a explicar cómo conseguirlo.
1. Planificación y gestión de rutas comerciales
Con la planificación de las rutas comerciales se consigue optimizar el tiempo de cada empleado. Para ello, podemos tener en cuenta diferentes criterios:
- El público objetivo.
- La proximidad entre los clientes.
- El valor que estos aportan al negocio.
En función de los objetivos particulares de cada empresa, es posible diseñar un plan que facilite las visitas al mayor número de clientes de la forma más eficiente. Así, reducir el kilometraje entre cada visita cobra una especial relevancia, puesto que el tiempo de cada desplazamiento limita las posibilidades. Además, una vez que las rutas se hayan creado por primera vez, pueden aprovecharse en futuras ocasiones y también es muy sencillo actualizarlas con nuevas paradas.
Las herramientas digitales juegan un papel fundamental en la planificación de las rutas. De hecho, una de las mejores soluciones consiste en disponer de un programa CRM. Con él, las interacciones con los clientes quedan siempre reflejadas y resulta más fácil trazar un plan.
2. Software CRM
Con una aplicación CRM obtenemos una gran cantidad de información sin necesidad de hablar personalmente con cada comercial. Por ejemplo, podemos revisar de manera individualizada el resultado que ha tenido cada una de las visitas que ha realizado, puesto que se registran de forma individualizada.
Además, de un solo vistazo está a nuestro alcance toda la información relativa al calendario del empleado y a las futuras visitas que llevará a cabo en sus próximas jornadas. Todo ello de una forma rápida y con varios clics de ratón.
No obstante, los propios empleados también se benefician de esta herramienta. Cada comercial dispone de una amplia agenda con todos los clientes cercanos al negocio, y tiene la opción de seleccionar cuáles desea visitar. Así, puede modificar a su gusto las rutas que hayan sido creadas y adaptarlas a la situación actual.
Cada vez que una cita se programa, esta se envía a la agenda del comercial para que la tenga en cuenta y, tras su realización, registre lo que ha sucedido en ella. De este modo, en el futuro el resto de compañeros conocerán esa información, algo muy útil si el cliente se pone en contacto a través de cualquiera de los medios disponibles.
3. Ventajas
Como hemos avanzado, son varios los beneficios de utilizar una herramienta digital para la gestión de las rutas comerciales. Uno de los más importantes tiene que ver con la economía. Ahorrar costes es uno de los pilares fundamentales sobre los que se sustenta cualquier empresa, y no podemos perder de vista este aspecto.
Al reducir los desplazamientos el desperdicio de recursos se frena por completo. Esto es posible gracias a que cada trabajador es capaz de aprovechar mejor su tiempo.
Además, los clientes reciben la atención que necesitan en todo momento. La aplicación es capaz de contabilizar cuándo se visitó a cada uno de ellos por última vez. De esa forma todos consiguen los productos que requieren sin tener que contactar con nosotros. Esto es algo muy valorado, puesto que ayuda a consolidar nuestra imagen de marca.
4. Cómo usarlo
La planificación de rutas requiere que tomemos como referencia principal la dirección de cada cliente. De esta forma, el programa es capaz de generar el trayecto que nos resulte más interesante. Para tener éxito, es necesario seguir algunos pasos:
- Establecer el lugar de origen. Lo más habitual es que este sea la sede de la empresa, aunque en el caso de que los comerciales teletrabajen, se debe configurar como punto de partida su domicilio.
- Tener en cuenta la prioridad. No todos los clientes resultan igual de relevantes. Aquellos que más importancia tengan para el negocio deben recibir una mayor atención. Así, si la periodicidad de visitas esperadas ya se está cumpliendo, el programa pasará al siguiente cliente. En caso contrario, lo asignará en la ruta.
- Generar una ruta completa. Una vez todo lo anterior se ha tenido en cuenta, el CRM diseña un plan de visitas que reduce al máximo la distancia y permite visitar al mayor número posible de clientes potenciales.
5. Recomendaciones prácticas
Es crucial que los trabajadores utilicen el sistema de la forma adecuada. Solo así lograremos que la gestión se realice correctamente. Es muy importante que se anote siempre toda la información posible en cada visita. Y no solo eso, sino que también debe reflejarse en el programa cualquier interacción que haya habido con ese cliente.
Por ejemplo, las llamadas que se hayan realizado, correos electrónicos enviados o mensajes de texto. Si la venta ha prosperado, también hay que incluir la factura del cliente o el albarán del pedido, puesto que facilita todo el trabajo posterior.
A partir de las rutas originales, recomendamos hacer un seguimiento que se encargue de verificar su efectividad. En ocasiones, hay clientes insatisfechos que dejan de trabajar con la empresa por no atender sus peticiones. Del mismo modo, otros no necesitan tanta atención. Por tanto, de vez en cuando es necesario ajustar su prioridad para evitar que haya clientes descontentos.
Para mejorar la eficiencia, también es recomendable que se contabilicen adecuadamente los costes y los inconvenientes de atender a cada cliente. En caso de que una visita requiera abonar peajes, una comida con el cliente o haya problemas añadidos como el horario de apertura, es crucial conocer esa información.
Ya hemos visto cómo llevar a cabo la gestión de rutas con un software CRM. Gracias a las herramientas digitales resulta mucho más sencillo planificar la jornada de los comerciales y se logra mejorar su eficiencia. Todo ello, sin descuidar a los clientes que verdaderamente nos interesan y teniendo en cuenta los objetivos que hemos marcado.