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Sistema VeriFactu: cuándo y cómo usarlo

Tiempo de lectura: 7 minutos

VeriFactu es el nombre que recibe el método de emisión de facturas verificadas con destino a la Agencia Tributaria.

ÍNDICE

1. Sistema VeriFactu.

2. Cuándo hay que usarlo.

3. Software necesario.

4. Qué beneficios tiene.

5. Consejos de uso.

5.1. Identificación de facturas.

5.2. ¿Cómo saber si un sistema de facturación es de verificación automática?

5.3. ¿Cómo puede una empresa entrar en este sistema?

5.4. ¿Cómo afecta el nuevo sistema a la relación con la Agencia Tributaria?

VeriFactu se enmarca en las últimas normas contra el fraude fiscal. La Ley 11/2021, de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal establece que las empresas tendrán que enviar sus facturas a la Agencia Tributaria. Todavía no ha entrado en vigor esta obligatoriedad, pero las entidades empresariales ya pueden adoptar este sistema. De hecho, es aconsejable que lo hagan tanto para ir familiarizándose con él como para evitar apuros de última hora.


1. Sistema VeriFactu

Este sistema es un método de emisión de facturas verificadas que también permite enviarlas a la Agencia Tributaria. No obstante, estas facturas deben cumplir varios requisitos:

  • Ser legibles e incluir todos los datos.
  • No poder alterarse.
  • Ser accesibles y poder seguirse su trazabilidad, es decir, su origen.
  • Poder conservarse.

Todo esto se logra con los sistemas informáticos que han recibido el nombre provisional de VeriFactu. Lo que se busca es que las facturas sean más rigurosas y difíciles de manipular. Con ello, se beneficia a la Agencia Tributaria, que tiene más facilidad para controlar la exactitud de las declaraciones que hacen las empresas.

2. Cuándo hay que usarlo

Este sistema pasará a ser de cumplimiento obligado cuando entre en vigor la Ley 25/2013, conocida coloquialmente como la ley de factura electrónica. Para todo ello, se han estipulado dos fechas según la facturación de las empresas sometidas a estas normas:

  • Abril de 2024 para las entidades que facturen más de ocho millones de euros al año.
  • Abril de 2025 para las empresas que tengan una facturación menor de ocho millones de euros anuales.

A partir de esta última fecha, todo aquel que emita facturas deberá usar este sistema de verificación. Es decir, que regirá tanto para sociedades mercantiles como para profesionales autónomos. No obstante, quedarán fuera del sistema las empresas ubicadas en los territorios forales de España, así como en CeutaMelilla e islas Canarias.

También quedarán excluidas aquellas empresas que se hayan acogido al Suministro Inmediato de Información (SII). Es un nuevo sistema de tramitación del impuesto sobre el valor añadido creado por la Agencia Tributaria. Concretamente, permite llevar los libros vinculados al IVA desde la propia web de este organismo. Por tanto, los datos de las facturas ya quedan en su poder.

3. Software necesario

Para aplicar VeriFactu, las empresas necesitarán disponer de un software con determinadas prestaciones. Estas tienen que garantizar los principios que antes señalábamos de integridad, accesibilidad, conservación y trazabilidad.

Asimismo, ese programa informático debe guardar cada factura electrónica expedida por la empresa y cumplir otros requisitos, como registrar cualquier incidencia que se produzca en el sistema. También debe ser capaz de:

  • Garantizar que sus registros son inalterables.
  • Poder enviar la información de manera automática a la Agencia Tributaria.
  • Incluir un código QR que permita a un lector específico obtener la información.

Cualquier sistema informático que sea capaz de garantizar estos requisitos será válido. Por lo tanto, no hay uno solo, sino que cada empresa puede tener el suyo propio suministrado por su proveedor informático.

4. Qué beneficios tiene

Ya hemos señalado algunas de las ventajas de instalar este sistema para emitir facturas verificadas. No obstante, hay otros beneficios. Aparte de reducir el fraude fiscal, garantiza a los clientes de las empresas que las facturas que reciben son fiables.

De hecho, los primeros pueden consultar si las segundas las han remitido a la Agencia Tributaria. Además, los receptores de las facturas podrán descargarlas para incluirlas en sus libros contables. Con ello, automatizarán sus procesos fiscales.

Pero el nuevo sistema de verificación también ofrece muchos beneficios a las empresas que lo implantan:

  • Los registros de facturación se incorporan automáticamente a sus libros de contabilidad.
  • No precisan de firma electrónica para dar de alta o anular una factura.
  • La Agencia Tributaria considera que la empresa donde se implanta el sistema cumple los requisitos legales. Por lo tanto, hay menores posibilidades de que la inspeccione.

5. Consejos de uso

Como se trata de un sistema novedoso, las empresas suelen tener muchas dudas respecto a su funcionamiento. Para optimizarlo y que resulte más eficiente, hay que tener en cuenta varios aspectos. Con objeto de clarificarlos, vamos a dar varios consejos de uso.

5.1. Identificación de facturas

Es muy fácil identificar las facturas emitidas mediante este sistema tanto para el receptor como para los organismos oficiales. En estos documentos aparece la expresión «factura verificable» o, simplemente, el distintivo «Veri*Factu».

5.2. ¿Cómo saber si un sistema de facturación es de verificación automática?

Cualquier programa informático de facturación que cumpla los requisitos estipulados por la ley es de verificación automática.

5.3. ¿Cómo puede una empresa entrar en este sistema?

No es necesario notificar a la Agencia Tributaria que se empieza a operar con este método. Basta con remitirle a través de él las facturas de manera sistemática y que las acepte. Además, se permanecerá en él siempre que no se renuncie de forma expresa a ello.

5.4. ¿Cómo afecta el nuevo sistema a la relación con la Agencia Tributaria?

Ya existían programas informáticos que permitían la comunicación directa de las empresas con los organismos públicos. Pero, cuando entre en vigor el método de verificación de facturas, ese canal de envío de documentos será obligatorio.

Esto afecta a todas las empresas, pero de forma muy especial a las asesorías y despachos fiscales y contables. Todos ellos tendrán que implementar este sistema si aún no lo tienen.

En conclusión, VeriFactu es un método de verificación de facturas que beneficia tanto a la Agencia Tributaria como a la empresa emisora. Incluso tiene ventajas para los clientes que reciban la factura electrónica, ya que tendrán la seguridad de que es correcta legalmente.