Eficacia y gestión del tiempo: sistemas de gestión empresarial

Con los sistemas de gestión empresarial aumentamos la eficacia de la empresa.

Los sistemas de gestión empresarial son una herramienta esencial. Gracias a su uso, es posible cumplir con todo tipo de acciones en un instante. Contribuyen a reducir los errores, automatizan tareas tediosas y facilitan la comunicación. Sin embargo, ¿cómo se relacionan con la administración del tiempo? Hablamos de ello a continuación.

ÍNDICE

1. Eficacia y gestión del tiempo

2. Tipos de sistemas de gestión empresarial

2.1. Customer relationship management (CRM)

2.2. Enterprise resource planning (ERP)

2.3. Business performance management (BPM)

2.4. Sistemas de gestión documental (SGD)

3. Escoger un sistema de gestión empresarial

4. Sistemas de gestión del stock

1. Eficacia y gestión del tiempo

Utilizar un sistema de gestión empresarial es una cuestión de mejora de la eficacia y aprovechamiento del tiempo de trabajo. Estos programas se centran en potenciar el rendimiento y la productividad. Esto es posible automatizando una amplia variedad de tareas. Un buen ejemplo es el seguimiento de las compras o el ciclo completo de una venta. Gracias a ello, se registran todos los pasos esenciales, lo que ofrece una información de gran importancia para la empresa.

Los procesos que gestiona el sistema se vuelven más ágiles y eficaces, ya que se reduce la intervención humana. Esto no es negativo, puesto que se automatizan tareas repetitivas y que apenas aportan valor. Crear diferentes tarifas para clientes específicos lleva mucho tiempo si se hace a mano. Además, es posible que se caiga en errores de cálculo, algo que evita el programa. Así, se ofrece un trato personalizado y ajustado sin que la tarea sea difícil de abarcar.

El sistema se centra y automatiza acciones en cuatro áreas fundamentales de la empresa:

• Facturación, tesorería y contabilidad.
• Recursos humanos.
• Gestión de proyectos y equipos.
• Ventas, marketing, control del mercado y gestión de stock en tienda.

2. Tipos de sistemas de gestión empresarial

En la actualidad, los programas de gestión empresarial se han diversificado y especializado. Un hecho como este los convierte en una mejor herramienta de trabajo, porque se adaptan a cada negocio. Las empresas tienen un margen amplio de elección, algo que les permite obtener una solución personalizada. A la hora de escoger, debemos conocer los siguientes tipos.

2.1. Customer relationship management (CRM)

Se trata de un sistema orientado a apoyar los procesos comerciales y de relación con los clientes. Actúan en la preventa y la posventa, por lo que participan en cada acción. Además, para potenciar su funcionamiento, es posible combinarlo con un ERP y otros programas. De este modo, se mejora el acceso a todo tipo de datos, como los financieros o de logística.

2.2. Enterprise resource planning (ERP)

Es uno de los sistemas más empleados porque ofrece una gestión integral de los procesos de la compañía. Abarca cualquier departamento a través de módulos específicos. Todos ellos comparten los datos que manejan para aumentar la eficacia. Así, no es necesario añadirlos de nuevo en cada área que cubre el programa, lo que se convierte en una gran ventaja.

Un ERP también es capaz de comunicarse con módulos externos si existe compatibilidad. Es decir, puede interactuar con otro tipo de sistemas o programas. De este modo, sus capacidades se ven aumentadas y se simplifican las tareas de gestión.

2.3. Business performance management (BPM)

Su funcionamiento gira en torno a facilitar el flujo y coordinación del trabajo en una empresa. Esto permite que los departamentos colaboren entre sí de una forma sencilla y ágil. Utilizan la misma información, que intercambian dentro del sistema, algo que evita utilizar herramientas externas. Asimismo, su contribución a optimizar la gestión del tiempo es crucial.

Al facilitar la colaboración interdepartamental, se reduce el número de interacciones para realizar un proyecto. Ya no es necesario dedicar tiempo a reuniones, por ejemplo, que no aporten valor. Las comunicaciones de información crucial se hacen en el momento y con pocos obstáculos.

2.4. Sistemas de gestación documental (SGD)

Se encargan de la gestión documental de la compañía en todos sus aspectos. Almacenan, archivan, organizan o crean cualquier documento que se necesite. Esta información permanece en una base de datos centralizada para facilitar el acceso a los empleados que la manejan. De manera sencilla, se impide que los datos se dispersen y que ocupen un espacio físico demasiado amplio.

3. Escoger un sistema de gestión empresarial

Escoger el sistema adecuado depende de las necesidades del negocio y su configuración. Es por esto por lo que existen los módulos, para poder adaptarse a cada empresa. A la hora de llevar a cabo la elección, podemos seguir estos pasos:

1. Análisis de necesidades. Hay que empezar por estudiar el estado de la empresa y sus departamentos. Para ello, se evalúan los procesos de trabajo, los flujos o la gestión de la información. Así, se detectan cuellos de botella que la tecnología puede solucionar.
2. Infraestructura del sistema. Los programas de gestión empresarial necesitan una infraestructura para funcionar. Se compone de servidores, ordenadores o conexión a internet, así que hay que tener en cuenta este factor en la elección. Además, hay que identificar si es mejor optar por un servicio en la nube o por una instalación propia.
3. Escalabilidad. Ya sea para empresas pequeñas o grandes, es esencial elegir un programa escalable. Esto quiere decir que se adapte al crecimiento de la operativa del negocio o de los cambios tecnológicos.

3. Sistemas de gestión del stock

Un sistema de control de stock se encarga de gestionar las existencias de una empresa. Permite registrar, localizar y gestionar los proveedores, envíos y pagos. Asimismo, es capaz de abarcar todos los almacenes propiedad de la compañía de manera ordenada. Gracias a su uso, la organización es más eficaz y se reducen las pérdidas.

Es posible, con el sistema de control de stock, identificar un producto allí donde esté, sus características y los movimientos que tiene. El programa gestiona toda esta información, que es de gran ayuda para optimizar los procesos relacionados. Al final, ganamos en orden y eficiencia con su uso.

Los sistemas de gestión empresarial y gestión de stock en tienda son de gran utilidad para las empresas. Agilizan el trabajo diario, reducen el uso de recursos y automatizan tareas de escaso valor. Con su uso, el personal puede centrarse en las acciones que realmente cuentan.